Welche Fehler man in der Buchhaltung vermeiden muss
Buchhaltung ist immer ein komplexes Thema, ihre Richtigkeit ist ausschlaggebend für die Beziehung Ihres Unternehmens zum Finanzamt und entscheidend für eventuelle Steuerrückzahlungen. Die meisten Unternehmen beschäftigen entweder eine eigene Buchhaltungsabteilung oder einen externen Steuerberater. Häufig kommt es auch vor, dass Gründer diese Aufgaben mithilfe einer Buchhaltungssoftware selbst übernehmen. In allen drei Fällen kann es allerdings immer zu Unrichtigkeiten kommen. Denn Irren ist menschlich und Fehler kommen vor.
Welches die häufigsten Fehler sind, wer im Zweifelsfall dafür haftet und wie man diese vermeidet, behandeln wir hier im Blog.
Bei jedem Geschäft gibt es Ausgaben und Einnahmen, die mit Rechnungen belegt werden. Selbstverständlich auch in Branchen wie der Gebäudereinigung, der Alltagshilfe oder bei Betreuungsdiensten. Über die richtige Aufbewahrung und Fristen von Rechnungen berichteten wir bereits in einem anderen Artikel. Diese ist sehr wichtig für eine ganze Reihe von Elementen, die es bei der Buchhaltung zu beachten gibt und welche leicht zu Fehlern bzw. Unstimmigkeiten in ihren Büchern führen können. Unter anderem seien hierbei folgende Bereiche der Buchführung berücksichtigt:
- Reisekostenabrechnungen und Verpflegungsmehraufwand
- Die vorbereitende Buchhaltung
- Die GoBD-konforme Aufbewahrung der Rechnungen
- Die Nachweisbarkeit von Einnahmen und Ausgaben bei der Gewinn- und Verlustrechnung
- Kritisch ist das Vorhandensein von Rechnungen auch bei der Kassennachschau
Was muss man hierbei beachten?
Wie bereits erwähnt, sind die hierbei auftretenden Fehler meistens mehr als vermeidbar. Allerdings sollte eben gerade deshalb immer auf die Richtigkeit der Aufbewahrung, Nummerierung, Archivierung etc. geachtet werden. Denn der Teufel steckt im Detail. Wenn eine Rechnung verloren geht oder auch nur in der falschen Ablage landet, dann fehlt Ihnen z.B. ein wichtiger Beleg für Ausgaben, und diese werden eventuell nicht einmal in die Buchhaltung aufgenommen oder aufgeführt, ohne vor dem Fiskus belegt werden zu können. Das kann zu Hinzuschätzungen oder abgewiesenen Rückzahlungen führen und kostet Sie in jedem Fall Geld. Das gilt es zu vermeiden!
Es muss immer geprüft werden, ob die eingehenden Rechnungen alle geforderten Informationen enthalten und ob diese, wenn digital, die entsprechenden Formate erfüllen (mehr dazu erfahren Sie in unseren Artikeln zu XRechnungen, Emails nach GoBD und dem ZUGFeRD-Format)
Archivierung von Rechnungen
Auch sollte genauestens auf die sofortige Archivierung von Papierrechnungen geachtet werden, denn diese verlieren schnell an Qualität, häufig wird Thermopapier verwendet, welches relativ zügig keinen Aufschluss mehr über die aufgestellten Beträge zulässt. Es bietet sich an, a) ein digitales Archiv anzulegen, oder/und b) die Papierbelege mit einem jeweiligen Scan im Archiv zu lagern (falls bei Ihnen weiterhin auf ein Papierarchiv gesetzt wird).
Ein elektronisches Buchhaltungssystem ist, wie in unseren Artikeln erwähnt, zwar sehr nützlich, doch kann es auch hier bei der Eingabe zu Fehlern kommen. Denn die Computer übernehmen das, was der Mensch einträgt. Es muss also in jedem Fall gründlich gearbeitet werden. Daher ist es auch von Vorteil, bei kleinen und mittleren Unternehmen auf eine externe Buchhaltung zu setzen, wenn eine eigene Abteilung zu teuer ist.
Weitere Fehler
Zusätzlich sei noch die strikte Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben erwähnt. Diese kommt vor allem bei Selbstständigen und Kleinunternehmen vor und ist tunlichst zu vermeiden. Die Mischung von Privatem und Geschäftlichem führt häufig zu Verwirrungen und falschen Buchungen. Auch bei kleinen Ausgaben bietet es sich an, zwei verschiedene Konten zu verwenden. Dies vereinfacht auch die Arbeit der Buchhaltung ungemein.
Ein leider viel zu häufig auftretender Fehler ist die Vernachlässigung ausstehender Forderungen. Diese sollten auf monatlicher Basis überprüft und im Zweifelsfall angemahnt werden. Sonst entsteht schnell eine Abweichung zwischen den Tatsächlich vorhandenen und den in den Büchern ausgewiesenen finanziellen Mitteln. Halten Sie auch externe Steuerberater zu einer regulären Überprüfung an.
Wer haftet für Fehler
Wenn Fehler auftreten, gibt es verschiedene Szenarien für die Haftung. Hierbei ist je nach Fehlerquelle zu unterscheiden.
Wenn es sich um Vermögensschäden durch Mitarbeiter handelt, sind diese nur haftbar zu machen, wenn eine sogenannte Mankovereinbarung besteht. Die Mankohaftung bedeutet, dass der Mitarbeiter für fehlende Kassenbeträge aufkommt, darf aber nicht zu dessen Nachteil bestehen. Mitarbeiter mit Mankovereinbarung erhalten deshalb auch mehr Gehalt. Ohne eine solche Vereinbarung muss das Verschulden der Schäden einwandfrei nachweisbar sein, der Gesetzgeber ist hier sehr penibel. Häufig kommt die Versicherung für wirtschaftliche Schäden auf, Sie sollten also entsprechende Policen abschließen.
Steuerberater hingegen müssen für Vermögensschäden beim Kunden haftpflichtversichert sein. Hierbei werden auch von Steuerberatern und deren Mitarbeitern versäumte Fristen und Fehler in der Buchhaltung gedeckt.
