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Verpflegungspauschalen von Gebäudereinigern, Betreuungs- und Alltagshilfediensten auf Geschäftsreisen

Wie bereits von uns, in unserem Blog-Artikel, über Reisekostenabrechnung behandelt, haben reisende Angestellte Anrechte auf Rückzahlung verschiedener anfallender Ausgaben. Entweder durch den Arbeitgeber oder direkt vom Fiskus. In diesem Beitrag werden wir näher auf den Verpflegungsmehraufwand eingehen.

In unserem Artikel Reisekostenabrechnung für Gebäudereiniger, Alltagshilfe- und Betreuungsdienste erläutern wir die verschiedenen Elemente der Reisekostenabrechnung und wie man als Unternehmer damit umgehen sollte. Eines dieser Elemente ist der Verpflegungsmehraufwand. Hierbei handelt es sich um die Ausgaben für Essen und Getränke, die auf einer Dienstreise anfallen. Diese werden vom Gesetzgeber in der sogenannten Verpflegungspauschale gebündelt, welche sich je nach Aufenthaltsort und Zeitraum unterschiedlich gestaltet.

Welche Fahrten gelten als Dienstreisen?

Zuallererst sollte klar sein, welche Termine und Veranstaltungen, laut Gesetz, überhaupt als Dienstreisen gelten. Denn es gibt ein paar Merkmale, welche die Fahrt zu Kunden und/oder Messen erfüllen müssen. So muss diese mindestens außerhalb der Stadtgrenze des Firmensitzes getätigt werden bzw. muss die Entfernung zum Ziel weiter sein als die zur eigentlichen Arbeitsstelle des Mitarbeiters. Sonst gelten die Besuche als normaler Kundentermin und es gibt kein Anrecht auf die Verpflegungspauschale.

Alle Kundenbesuche, Aufträge, Messe- oder Kongressbesuche, welche diesen Merkmalen entsprechen, gehören also gesetzlich zu den Dienstreisen und die Pauschale ist anwendbar.

Wie hoch ist die Pauschale

Die Verpflegungspauschale gestaltet sich wie folgt: für einen vollen Tag auf Dienstreise erhält man 28 Euro, ist diese kürzer als 24 Stunden, aber länger als 8 Stunden besteht ein Anspruch auf 14 Euro. Dieser besteht auch an An- und Abreisetagen. Sollte das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen sein, werden 20% von der Tagespauschale abgezogen, bei Mittag- und Abendessen auf Einladung eines Kunden sind es jeweils 40%. 

Auch wenn der Arbeitgeber Lunchmeetings o.ä. organisiert, greift dieser mindernde Prozentsatz. Sollten das Frühstück also inbegriffen und Sie zweimal am Tag zum Essen eingeladen werden, besteht an diesem Tag kein Anspruch auf die Pauschale. Sämtliche Ausgaben mit Firmenkreditkarten und Überweisungen sind von der Pauschale ausgeschlossen und können somit nicht vom Mitarbeiter steuerlich abgesetzt werden.

Wenn eine Dienstreise weniger als 32 Stunden dauert (24 +8 Stunden), dürfen nur die vollen 24 Stunden berechnet werden.  Wenn also z.B. ein voller Tag (24 Stunden) plus 3 Stunden An- und Abreise zusammenkommen, besteht nur ein Recht auf die 24 Stundenpauschale, An- und Abreise werden nicht summiert, da die 8 Stunden nicht überschritten werden

Ähnlich verhält es sich bei Dienstreisen, die zwar insgesamt 8 Stunden dauern bzw. übersteigen, sich aber auf zwei Tage verteilen. Wenn diese z.B. zwischen Dienstag und Mittwoch stattfinden, am Dienstag 6 Stunden der Dienstreise und dann am Mittwoch 2 Stunden (man etwa nach Mitternacht zu Hause ankommt), gilt dies nicht als volle 8 Stunden und die Pauschale findet keine Anwendung.  Die auswärtig verbrachten Stunden werden hierbei ab der Abreise von zu Hause oder der Firma berechnet.

Außerdem darf der Verpflegungsmehraufwand nur geltend gemacht werden, solange die Ausgaben geschäftlich getätigt werden. Wenn aus privaten Gründen noch ein oder zwei Tage an eine Dienstreise angehängt werden, dann darf dieser Teil selbstverständlich nicht zum Verpflegungsmehraufwand summiert werden.

Was ist mit der Steuer

Wie bereits erwähnt, kann ein Mitarbeiter die vom Arbeitgeber übernommen Ausgaben nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung von der Steuer abziehen. Wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht übernimmt (dazu ist er gesetzlich nicht verpflichtet), die Kosten aber vom Mitarbeiter getragen wurden, kann dieser die Ausgaben selbstverständlich steuerlich geltend machen. Am besten stellen Sie Ihren Mitarbeitern im Falle einer Nicht-Übernahme der Verpflegung einen Bescheid darüber aus, den dieser dann dem Finanzamt vorlegen kann. 

Allerdings empfiehlt es sich, den Verpflegungsmehraufwand zu übernehmen. Denn auch Ihr Unternehmen kann die auf Dienstreisen für die Mitarbeiter anfallenden Kosten steuerlich absetzen. Hierbei wird allerdings immer nur die Verpflegungspauschale und nicht die wirklichen Ausgaben berechnet. Sie sollten Ihren Mitarbeitern also klar kommunizieren, dass teure Restaurantbesuche nur bis zum entsprechenden Pauschallimit übernommen werden und alles weitere von diesen bezahlt werden sollte. Dies gilt selbstverständlich nicht für die Kundenwerbung bei Geschäftsessen. Hierbei handelt es sich um ein vom Verpflegungsmehraufwand unabhängiges Thema, nämlich die betrieblich veranlasste Bewirtung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Bewirtungskosten - Speis und Trank steuerlich gewinnbringend berücksichtigen.

Da es sich um eine gesetzlich festgelegte Pauschale handelt, besteht vor dem Finanzamt keine Belegpflicht. Halten Sie die Mitarbeiter dennoch dazu an, Ihnen Rechnungen zu den getätigten Verpflegungsausgaben vorzulegen, bei einigen kann nämlich die Vorsteuer geltend gemacht werden.

Achtung: Die Verpflegungspauschale wird nur bei einer Geschäftsreise von bis zu drei Monaten erstattet. Danach gilt der Aufenthaltsort als aktueller Arbeitsstandort.

Ausland

Für Auslandsaufenthalte gilt, je nach Zielland, eine gesonderte Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand, sämtliche Länder können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden.

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