Fortytools-Blog mit News zu Gebäudereinigung, Betreuungsdiensten, Alltagshilfe und andere Dienstleistern

Hier finden Sie aktuelle Informationen, Tipps und Tricks rund um Büro, Verwaltung, Einsatzplanung und mehr!

News & Tipps für Gebäudereiniger und Betreuungsdienste

Aus unterschiedlichen Gründen kommt es häufig dazu, dass Kunden von außerhalb besucht oder auch ganze Aufträge fern des Firmensitzes ausgeführt werden. Die durch diese Geschäftsreisen entstandenen Kosten werden umgangssprachlich Reisekosten genannt. Welche Arten von Ausgaben hierbei anerkannt werden und was es zu beachten gibt erfahren Sie hier bei uns im Fortytools-Blog.

Zuerst sollte man sich darüber im Klaren sein, was alles zu den Reisekosten zählt, und was nicht.

Zu den anerkannten Kosten gehören u.a. die Fahrtkosten (sollte dies in einem Firmenwagen geschehen nicht, die Nutzung des Wagens ist allerdings vollständig von der Steuer absetzbar), die Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Nicht erstattet...

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Man ist nicht immer zu erreichen, das kann verschiedene Gründe, wie z.B. einen Kundentermin, Urlaub oder Krankheit, haben. Um in solchen Situationen nicht die Kunden lange auf eine Antwort warten zu lassen, zu vertrösten und durch ausbleibende Rückmeldung eventuell sogar zu verlieren, bieten sich verschiedene Lösungen an. So kann trotzdem auf deren Bedürfnisse eingegangen bzw. diesen wenigstens zeitnah geantwortet werden. 

Bei den drei hier behandelten Lösungen handelt es sich um die automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail, den Anrufbeantworter (AB) und welche Informationen die dort aufgespielte Nachricht enthalten sollte, sowie das virtuelle Sekretariat.

Abwesenheitsnotizen per Autoresponder

Di...

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QR-Codes sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken, seit der Corona-Pandemie hat sich ein Großteil der Bevölkerung an ihre Nutzung gewöhnt. Denn egal ob digitaler Impfnachweis oder Ortungsapp, der QR-Code (englisch: quick response, schnelle Antwort) ist immer dabei. 

Hierbei handelt es sich anders als bei den eindimensionalen, herkömmlichen Barcodes um zweidimensionale, digitale Codes. Dies bedeutet, dass der QR sehr viel mehr Informationen enthalten  und häufig, selbst wenn er bis zu 30% beschädigt ist, trotzdem ausgelesen werden kann. Wer schon einmal mit einem geknickten Barcode zu tun hatte, der weiß dies zu schätzen… 

Doch nicht nur für diese Belange sind die Codes eine optimale Lösung für die schnelle ...

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Factoring gewinnt seit Jahren an Beliebtheit und gilt als gute Alternative zu Krediten, außerdem vergisst man hiermit schnell die Sorgen, die einem säumige Kunden bereiten können. Worum es sich dabei handelt und ob Factoring auch für Ihren Betrieb attraktiv sein könnte, erfahren Sie hier.

Man kennt es leider allzu gut, ein Kunde hält das Zahlungsziel nicht ein und statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, muss man Mahnungen verschicken und schauen, dass die ausstehenden Beträge schnell eintreffen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die empfohlenen Fristen

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Immer mehr Betriebe setzen auf digitalisierte Kundendaten, um ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Der technische Begriff hierfür ist Customer Relationship Management kurz CRM. Auch unsere Fortytools-Software bietet CRM-Lösungen. Warum diese ein Vorteil für die Kundenverwaltung Ihres Gebäudereinigungs-Unternehmens ist erläutern wir Ihnen hier.

Auch heutzutage geht die Digitalisierung in vielen Betrieben nur bis zur (halbwegs) unfallfreien Excel-Tabelle mit den wichtigsten Kundendaten. Diese sind fehleranfällig und zeitaufwendig, außerdem häufig nur lokal gespeichert und für wenige Personen im Betrieb, und dann nicht einmal simultan, einsehbar. Doch diese semi-digitale Handarbeit ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß. 

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Immer mehr Betriebe setzen auf digitalisierte Kundendaten, um ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Der technische Begriff hierfür ist Customer Relationship Management kurz CRM. Auch unsere Fortytools-Software bietet CRM-Lösungen. Warum diese ein Vorteil für die Kundenverwaltung Ihres Alltagshilfe-Unternehmens ist erläutern wir Ihnen hier.

Auch heutzutage geht die Digitalisierung in vielen Betrieben nur bis zur (halbwegs) unfallfreien Excel-Tabelle mit den wichtigsten Kundendaten. Diese sind fehleranfällig und zeitaufwendig, außerdem häufig nur lokal gespeichert und für wenige Personen im Betrieb, und dann nicht einmal simultan, einsehbar. Doch diese semi-digitale Handarbeit ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß. 

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Um die Arbeit für Ihren Betreuungsdienst weiter zu vereinfachen, haben wir unsere Kunden verbessert. Sie können für jeden Kunden nun auswählen, ob es sich um einen Privatkunden mit Vorname und Nachname handelt oder um einen Firmenkunden mit einem Firmennamen.

Zusätzlich können Sei nun ein Beginn- und Endedatum für die Kundenbeziehung eintragen, so dass Sie wissen, ab wann und ggf. bis wann Sie den Kunden betreuen oder betreut haben.

Zusätzlich gibt es nun eine direkte Beziehung zur Krankenkasse des Privatkunden und ein eigenes Feld für die Krankenversicherungsnummer (KVNR). Diese können dann in der neuen Dokumentvorlagen und Serienbrieffunktion verwendet werden, so dass Sie über den Kunden direkt einen Brief an die Krankenkasse verfassen können...

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In allen Betrieben gibt es Hierarchien, mal flach, mal vertikal, aber immer vorhanden. Doch sind es nicht nur die Unterschiede zwischen den verschiedenen Führungsebenen, sondern auch jene zwischen der Belegschaft, welche häufig für Verwirrungen sorgen. Die Verantwortung tragen alle Mitglieder dieser Mannschaft, nur die Bereiche sind unterschiedlich. Daher fällt es auf ersten Blick auch oft schwer, zwischen kaufmännischen Angestellten und gewerblichen Mitarbeitern zu unterscheiden. Welche Besonderheiten beide Formen der Arbeitnehmer aufweisen und was es zu beachten gibt erfahren Sie hier.


Wie erwähnt, gibt es neben den verschiedenen Posten, und der damit einhergehenden Hierarchie, auch Unterschiede in der beschäftigten Belegscha...

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In unserem Hauptartikel „was es bei öffentlichen Ausschreibungen für Gebäudereinigung zu beachten gibt“ erklären wir, wie man sich für eine öffentlichen Auftrag bewirbt und auf welche Aspekte man achtgeben sollte, damit die Bewerbung gleichzeitig Sinn macht und erfolgreich ist.

Die Vergabeordnung definiert öffentliche Aufträge als „Aufträge des Bundes, der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts“.

Wer auf hohen Bedarf, gute Zahlungsmoral und potenziell große Auftragsvolumen setzt, der sollte sich mit diesen befassen. Denn staatliche Einrichtungen versprechen all...

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Öffentliche Ausschreibungen sind häufig attraktive Auftragsmöglichkeiten für Gebäudereinigungsdienste, denn der Staat hat immer einen großen Bedarf an Reinigungs- und Hygienearbeiten und zahlt außerdem, jedenfalls in Deutschland, zuverlässig. Dennoch gibt es, sowohl vor der Bewerbung auf öffentliche Ausschreibungen als auch für diese, einiges zu beachten.

Die Vergabeordnung definiert öffentliche Aufträge als „Aufträge des Bundes, der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts“.

Wer auf hohen Bedarf, gute Zahlungsmoral und potenziell große Auftragsvolumen setzt, der sollte sich mit diesen befassen. Denn staatliche Einrichtungen versprechen all dieses, setzen alle...

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