Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 ist es für Betriebe und Selbstständige in Deutschland verpflichtend, E-Rechnungen empfangen, lesen und speichern zu können. Diese Vorschrift markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Vereinheitlichung des Rechnungswesens. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) zeichnet sich durch ihr strukturiertes Datenformat aus, wobei die am häufigsten genutzten Formate in Deutschland die X-Rechnung und das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind.
Formate der E-Rechnung und ihre Besonderheiten
- X-Rechnung: Ein maschinell lesbares XML-Format, das speziell für den Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Rechnung mit maschinell verarbeitbaren XML-Daten kombiniert, wodurch es sowohl für Menschen als auch für Buchhaltungssoftware nutzbar ist.
Übergangsfristen und rechtliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung
Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Eingangsrechnungen akzeptieren, sofern diese standardisierte Datensätze enthalten.
Bis Ende 2025 bleibt die Akzeptanz von Papier-Rechnungen verpflichtend.
Ab 2026 wird die E-Rechnung auch für ausgehende Rechnungen obligatorisch.
Alle weiteren vom Gesetzgeber gestellten Bedingungen, Fristen und Informationen erhalten Sie hier: FAQ zur E-Rechnung.
Unterstützung für Betreuungsdienste und Gebäudereinigungen
Eine repräsentative Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass bisher nur 45 % der Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Vor allem kleine und mittlere Betriebe stehen vor der Herausforderung, geeignete Softwarelösungen zu implementieren, die E-Rechnungen verarbeiten und lesbar machen können.
Aktuell kann die E-Rechnung über den Dokumenteneingang in fortytools gespeichert werden. Eine Funktion zum Lesen der elektronischen Eingangsrechnungen wird Anfang nächsten Jahres in der Software integriert.
Um die E-Rechnung jetzt schon zu lesen und zu verarbeiten, können Sie die elektronischen Eingangsrechnungen hier verarbeiten.
Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber
Bereits seit 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge verpflichtend. Unternehmen, die Aufträge für den Bund oder Kommunen ausführen, müssen Rechnungen im Format X-Rechnung einreichen. Wichtig dabei ist die korrekte Angabe von Leitweg-IDs, die spezifisch für den jeweiligen Auftraggeber sind. Alternativ kann das ZUGFeRD-Format verwendet werden, das durch seine duale Ausführung auch die Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) erfüllt.
fortytools als Partner für digitale E-Rechnungen
Mit der Integration des ZUGFeRD-Formats in das Rechnungstool bietet fortytools by zvoove eine einfache Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung zu erfüllen. Das duale Format ermöglicht sowohl eine maschinelle Verarbeitung als auch die lesbare Darstellung in PDF-Form. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern erheblich und spart Zeit sowie Ressourcen. Darüber hinaus können Unternehmen, die fortytools nutzen, X-Rechnungen automatisch als XML-Dateianhang versenden und die ZUGFeRD-Daten direkt in die PDF-Rechnungen integrieren. Das Tool ist außerdem GoBD-konform und sorgt dafür, dass alle elektronischen Rechnungsdaten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Fazit zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland
Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Anforderungen, bietet jedoch auch die Chance, die Prozesse im Rechnungswesen effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten. Mit den richtigen Softwarelösungen, wie sie fortytools bietet, und der Unterstützung durch Branchenverbände können auch kleine und mittlere Betriebe diesen Wandel erfolgreich meistern. Die Digitalisierung im Rechnungswesen ermöglicht nicht nur eine vereinfachte Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern und Transparenz, sondern auch eine erhebliche Zeit- und Ressourcenschonung.