3 digitale Quick-Wins für die Gebäudereinigung

In der Gebäudereinigung zählt jede Minute: Kunden erwarten perfekte Sauberkeit, Teams müssen flexibel reagieren, und gleichzeitig muss das Geschäft rentabel bleiben. Viele Unternehmen arbeiten noch mit Zetteln, Excel-Listen oder getrennten Systemen. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld und Nerven.

Genau hier setzt Digitalisierung an. Sie bringt Prozesse auf einen Nenner, schafft Transparenz und macht den Alltag von der Einsatzplanung über die Qualitätskontrolle bis zur Rechnungsstellung messbar und effizient. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen drei Quick-Wins, die Sie sofort umsetzen können, um Abläufe zu straffen, Nacharbeiten zu reduzieren und den Cashflow zu verbessern.

Quick-Win 1: Digitale Arbeitsscheine & Zeiterfassung – wie Sie Papierkram und Zahlungsverzug hinter sich lassen

Wer in der Gebäudereinigung arbeitet, kennt das Szenario: Papierzettel stapeln sich, Stempelzeiten stimmen nicht überein, Nachweise fehlen – und schon tauchen Rückfragen, Reklamationen oder Zahlungsverzug auf. Genau hier setzt die Digitalisierung an.

Mit mobilen Tools sehen Ihre Mitarbeitenden ihre Aufträge direkt auf dem Smartphone und erfassen Arbeitszeiten und Leistungen vor Ort. Arbeitsscheine entstehen automatisch aus der Einsatzplanung, Nachbearbeitung entfällt. Jeder Einsatz wird sauber dokumentiert – transparent für Sie und Ihre Kunden.

Mini-Business-Case

Die Zahlen sprechen für sich: Bei 300 Reinigungskräften, die pro Schicht nur 2 Minuten weniger Papierkram haben, sparen Sie bereits 10 Stunden pro Tag. Auf einen Monat gerechnet, bei 22 Arbeitstagen und 20€/Stunde, sind das rund 4.400 € – nur durch weniger Nachfragen und dokumentierte Zeiten.

Mit fortytools sind mobile Zeiterfassung und automatisch generierte Arbeitsscheine Standard. Angebote und Rechnungen greifen direkt auf diese Daten zu, wodurch Ihre Abläufe nahtlos und fehlerfrei werden.

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Sind alle Objekte mit QR-Codes, NFC oder Check-in-Punkten ausgestattet?
Fließen die Zeiten automatisch in Lohn- und Fakturasysteme – oder tippt noch jemand alles ab?

Digitalisierung macht aus mühsamer Nachbearbeitung klare Prozesse, spart Zeit, Nerven und Geld – und sorgt dafür, dass Ihre Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Dienst am Kunden.

Quick-Win 2: Digitales Qualitätsmanagement – Nacharbeiten effizient imGriff

„Sauberkeit ist subjektiv“ – ein Satz, der jeder Gebäudereinigung vertraut ist. Kein Wunder, dass Rückfragen, Nacharbeiten und Reklamationen Zeit und Geld kosten. Standardisierte und schnelle Kontrollen sind daher entscheidend, um Qualität verlässlich zu sichern.

Mit digitalen Tools läuft das Qualitätsmanagement heute viel einfacher: Objektleitungen erfassen Checks per App – Checklisten, Fotos, Scores – alles direkt vor Ort. Wenn etwas nicht passt, erzeugt das System automatisch ein Ticket mit Verantwortlichem und Fälligkeit. Keine Zettelwirtschaft, keine verlorenen Informationen, keine unsicheren Zuständigkeiten.

Mini-Business-Case

Die Effizienzgewinne sind spürbar: Bei 50 Kontrollen pro Monat sparen Sie pro Kontrolle rund 5 Minuten für Erfassung und Nachverfolgung – das sind über 4 Stunden monatlich. Noch wertvoller: Die Planbarkeit derNacharbeiten reduziert Reklamationen um etwa 20 %, was sich über Monate hinweg deutlich auf Zeit und Kosten auswirkt.

Mit fortytools bündelt eine App Qualitätsmanagement, Tickets und Zeiterfassung. Analysen und Berichte sind inklusive, sodass Sie jederzeit den Status aller Objekte im Blick haben und Prioritäten setzen können.

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Haben Ihre Top-10-Objekte definierte Prüfpfade?
Gibt es für jedes Ticket eine SLA-Ampel, die anzeigt, wie dringlich die Bearbeitung ist?

Digitales Qualitätsmanagement schafft Transparenz, spart Zeit und sorgt dafür, dass Nacharbeiten planbar werden. Ihre Teams können sich auf das Wesentliche konzentrieren: einwandfreie Sauberkeit.

Quick-Win 3: Rechnungsautomation – schnelleres Geld, weniger Fehler

Medienbrüche zwischen erbrachter Leistung und Rechnungskosten in der Gebäudereinigung dauern oft Wochen. Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt. Hinzu kommen Fehler, die Rückläufer und Cashflow-Probleme verursachen.

Digitale Rechnungsprozesse lösen dieses Problem: Alle erfassten Leistungen und Zeiten fließen automatisch in den Rechnungsentwurf. Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich auf Knopfdruck erstellen, Dauerrechnungen für wiederkehrende Leistungen laufen automatisch. Kein manuelles Tippen, keine doppelten Eingaben, keine Verzögerungen.

Mini-Business-Case

Die Effizienz spricht für sich: Bei 200 Rechnungen pro Monat entsprechen 10 Minuten Zeiteinsparung pro Rechnung bereits 33 Stunden. Bei 25 €/Stunde sind das rund 825 € monatlich – zusätzlich profitieren Sie von einer verkürzten Debitorenlaufzeit, weil fehlerfreie Rechnungen schneller bezahlt werden.

Mit fortytools ist dieser Prozess vollständig integriert: Angebote, Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Dauerrechnungen greifen direkt auf die Einsatz- und Leistungsdaten Ihrer Teams zu. So bleiben Ihre Abläufe sauber, transparent und effizient.

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Wie viele Rechnungen werden pro Monatkorrigiert?
Dauert der Rechnungsversand länger als drei Tage nach Abschluss des Leistungsmonats?

Automatisierte Rechnungen reduzieren Fehler, verkürzen Zahlungszyklen und verschaffen Ihnen Planungssicherheit. So fließt Ihr Geld schneller, und Ihre Teams können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Betreuung Ihrer Kunden.