Digitale Prozesse in Gebäudereinigungen und Betreuungsdiensten sind schon heute wichtiger Bestandteil einer fortschrittlichen Unternehmenskultur. Doch viele Firmen setzen diese nur zögerlich und schrittweise um. Die beiden Branchen haben ähnliche Anforderungen und Prozesse, weshalb wir hier auf beide Unternehmensmodelle eingehen und auch in unserer Software bedienen. In diesem Ratgeber erläutern wir am Beispiel von Fortytools die Vorteile einer Digitalisierung der Organisationsprozesse, was es bei der Auswahl zu beachten gibt und wie Software-Komplettlösungen richtig umgesetzt und verwendet werden. 

Warum digital?

Die Verlagerung verschiedenster Arbeitsschritte der Verwaltung vom Papierformat ins Digitale is...

Digitalisierung ist in allen Wirtschaftszweigen an der Tagesordnung. Die Prozesse sind vielschichtig und notwendig, doch häufig fehlen die nötigen Mittel und das Know-how, um die erforderlichen Umstellungen nach den eigenen Vorstellungen umsetzen zu können. Und hier kommt der Staat ins Spiel. Denn Bundes- und Länderregierungen sehen die Digitalisierung im Handwerk als Notwendigkeit für den Wirtschaftsstandort Deutschland. Aus diesem Grund unterstützen verschiedene staatliche Institutionen die Digitalisierungsprozesse mit Fördergeldern. Um welche Programme es sich handelt erfahren Sie, wie immer, bei uns im Blog.‍

Digitalisierung im Handwerk

Bund und Länder erachten eine allgemeine Digitalisierung als notwen...

Datensicherheit ist ein Schlüsselthema unserer Zeit: Durch die Digitalisierung landen mehr und mehr sensible Daten in der Cloud und geben, neben den unzähligen Vorteilen, auch Möglichkeiten für Datenraub, Betrug, Identitätsdiebstahl, unerlaubten Zugriff auf unsere Daten etc. Eine wichtige Rolle, um sicher im WWW unterwegs zu sein, spielt die Zwei-Faktor-Authentisierung. Die 2FA erhöht die Sicherheit beim Zugriff auf Ihre Konten erheblich. Was genau dahinter steck und wie es funktioniert, erfahren Sie hier.

Risiko: Sensiblen Daten im Netz

Das Internet ist nicht mehr wegzudenken, doch leider ist es auch voller Risiken aller Art, vor allem wenn es um persönliche Daten und Finanzen geht. Viele Leute unterschätz...

Im Zusammenhang mit Ressourcenknappheit und dem Klimawandel wird nachhaltiges Wirtschaften auch in der Gebäudereinigung immer wichtiger. Nachhaltigkeit bezieht sich hierbei auf die Verwendung von bestimmten umweltschonenden Reinigungsprodukten, den Verzicht auf bestimmte Chemikalien, den dosierten Einsatz der Produkte bei der Arbeit und langlebige Werkzeuge beim Reinigungseinsatz. Auch andere Faktoren sind wichtig, um eine umweltschonende Gebäudereinigung zu garantieren. Was es zu diesem Thema alles zu wissen gilt, erfahren Sie hier.

Wie wir alle wissen, ist Nachhaltigkeit ein Thema, das in allen Lebensbereichen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Denn leider sind die Ressourcen unserer Erde endlich und sie werden immer kna...

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022, dass Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, ein System für die Zeiterfassung ihrer Angestellten einzuführen. Es handelt sich hierbei um die Umsetzung einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019, die darauf abzielt, den Arbeitnehmer:innen die notwendigen Ruhepausen zu gewähren und Überstunden auf korrekte Weise zu erfassen. Die verpflichtende Zeiterfassung betrifft auch Dienstleister wie Gebäudereinigungen, Betreuungsdienste und Unternehmen der Alltagshilfe. Was das Urteil bedeutet, was es jetzt gesetzlich zu beachten gibt und wieso die digitale Zeiterfassung einen klaren Vorteil darstellt, erfahren Sie hier.

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Viele kleine und mittelständische Firmen unterhalten keine eigene Buchhaltungsabteilung, sondern arbeiten mit einem externen Steuerberater zusammen. Dies ist meistens sinnvoller, da eine eigene Buchhaltung mehr Angestellte bedeutet, welche die Personalkosten erhöhen. Um dem Steuerberater die Arbeit zu vereinfachen und außerdem Kosten zu reduzieren, bietet sich die sogenannte vorbereitende Buchhaltung an. Was es dabei alles zu beachten gibt, erfahren Sie hier bei uns.

Wenn ihr Betrieb über keine eigene Buchhaltung verfügt, arbeiten Sie höchstwahrscheinlich mit einem Steuerberater zusammen, welcher die Buchungen und die monatliche Aufstellung ihrer Finanzen übernimmt. Um diese Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu ges...

Wie bereits in vielen unserer Artikel behandelt, werden digitale Dokumente immer wichtiger. Auch in der Gebäudereinigung, der Alltagshilfe oder der Betreuung. Diese bringen viele Vorteile, da ihre Verarbeitung, Weiterleitung und Aufbewahrung die entsprechenden Prozesse im Betrieb deutlich vereinfachen. Doch auch die Digitalisierung der Eingangspost in Briefform hat seinen Nutzen. 

Die Anbieter verweisen vor allem auf die Dynamisierung der betriebsinternen Zustellprozesse. So muss nicht mühsam sortiert und die Post auch in den jeweiligen Abteilungen nicht noch einmal an den jeweiligen Mitarbeiter übergeben werden. Wägelchen mit Briefen etc. gehören auf diesem Wege der Vergangenheit an.

Die gescannte Post ...

Immer mehr Betriebe setzen auf digitalisierte Kundendaten, um ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Der technische Begriff hierfür ist Customer Relationship Management kurz CRM. Auch unsere Fortytools-Software bietet CRM-Lösungen. Warum diese ein Vorteil für die Kundenverwaltung Ihres Alltagshilfe-Unternehmens ist erläutern wir Ihnen hier.

Auch heutzutage geht die Digitalisierung in vielen Betrieben nur bis zur (halbwegs) unfallfreien Excel-Tabelle mit den wichtigsten Kundendaten. Diese sind fehleranfällig und zeitaufwendig, außerdem häufig nur lokal gespeichert und für wenige Personen im Betrieb, und dann nicht einmal simultan, einsehbar. Doch diese semi-digitale Handarbeit ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß. 

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Immer mehr Betriebe setzen auf digitalisierte Kundendaten, um ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Der technische Begriff hierfür ist Customer Relationship Management kurz CRM. Auch unsere Fortytools-Software bietet CRM-Lösungen. Warum diese ein Vorteil für die Kundenverwaltung Ihres Gebäudereinigungs-Unternehmens ist erläutern wir Ihnen hier.

Auch heutzutage geht die Digitalisierung in vielen Betrieben nur bis zur (halbwegs) unfallfreien Excel-Tabelle mit den wichtigsten Kundendaten. Diese sind fehleranfällig und zeitaufwendig, außerdem häufig nur lokal gespeichert und für wenige Personen im Betrieb, und dann nicht einmal simultan, einsehbar. Doch diese semi-digitale Handarbeit ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß. 

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die richtige Archivierung. Hierunter fallen Inhalte wie Rechnungen, Lieferscheine, Material- und Lagerlisten, Lohnabrechnungen etc. Dies gilt sowohl für digitalisierte Papierdokumente als auch für digitale Dokumente. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Archivierung von Rechnung achten müssen, damit Ihr Betreuungsdienst, Gebäudereinigungsunternehmen oder Handwerksbetrieb bei Prüfungen keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommt.

Die seit 2015 in Kraft gesetzten GoBD sollten bei der digitalen Speicherung von Rechnungen genaustens beachtet wer...