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Reisekostenabrechnung für Gebäudereiniger, Alltagshilfe- und Betreuungsdienste

Aus unterschiedlichen Gründen kommt es häufig dazu, dass Kunden von außerhalb besucht oder auch ganze Aufträge fern des Firmensitzes ausgeführt werden. Die durch diese Geschäftsreisen entstandenen Kosten werden umgangssprachlich Reisekosten genannt. Welche Arten von Ausgaben hierbei anerkannt werden und was es zu beachten gibt erfahren Sie hier bei uns im Fortytools-Blog.

Zuerst sollte man sich darüber im Klaren sein, was alles zu den Reisekosten zählt, und was nicht.

Zu den anerkannten Kosten gehören u.a. die Fahrtkosten (sollte dies in einem Firmenwagen geschehen nicht, die Nutzung des Wagens ist allerdings vollständig von der Steuer absetzbar), die Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Nicht erstattet kriegt der, sich auf Geschäftsreise befindende, Mitarbeiter Ausgaben für Bußgelder, Pay-TV oder Minibar-Nutzung im Hotel. Dafür muss er selbst aufkommen.

Allerdings ist nicht jeder außerhäusliche Termin eine Geschäftsreise, die Stadtgrenze muss hierbei verlassen werden bzw. muss die Entfernung zum Ziel weiter sein als die zur eigentlichen Arbeitsstelle. Sonst besteht kein Anspruch auf Rückzahlung durch den Arbeitgeber. Die getätigten Ausgaben können jedoch bei der Einkommenssteuererklärung als sogenannte Werbungskosten aufgeführt und erstattet werden. 

Messen, Kongresse oder Aufenthalte in anderen Firmenfilialen gelten als Geschäftsreisen und beinhalten das Recht auf die Erstattung der angefallenen Kosten. Sowohl Angestellte als auch ChefInnen haben hierbei ein Recht auf Erstattung. Die erstatteten Ausgaben kann das Unternehmen dann wiederum steuerlich absetzen. In beiden Fällen müssen Mitarbeiter und Unternehmen die Kosten anhand von Bewirtungsbelegen, Hotel- und Mietwagenrechnungen, Bahntickets etc. nachweisen können. Die Auflistung dieser Ausgaben ist die Reisekostenabrechnung. 

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen hier, neben den Ausgaben für die Anreise im Privatwagen, auch Mietautos, Flugzeug, Bus und Bahn. Hierbei ist auf die Einhaltung der vorher abgesprochenen Transportklasse zu achten, wenn Economy geflogen werden soll, dann sind Sie nicht dazu verpflichtet, ihrem Angestellten die Kosten für einen Business-Flug zu erstatten. Die Mehrausgaben muss dieser in so einem Fall dann selbst übernehmen. Bei Nutzung des Privatwagens (oder Motorrads) kann entweder eine Pauschale für die Fahrtkosten verwendet oder ein Kilometersatz errechnet werden. Die Kilometerpauschale beträgt hierbei 30 Cent pro mit dem Auto gefahrenen Kilometer, es bietet sich häufig an den Kilometersatz zu errechnen, da dieser genauere Auskunft über die (Ab)Nutzung des Privatwagens während des Arbeitseinsatzes gibt.

Die Kilometerpauschale errechnet man auf folgendem Wege:

Man Addiert alle jährlich anfallenden Kosten für den PKW, wie z.B. Benzin, Versicherung, Steuer, Reparaturen etc. und teilt diese durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Das Ergebnis ist die Kilometerpauschale.

Übernachtungskosten

Zu den Übernachtungskosten gehören alle anfallenden Ausgaben für Hotelübernachtungen, Appartements und Anbieter wie AirBNB. Allerdings nur wenn diese Ausgaben nicht mit einer Firmenkreditkarte oder per Überweisung vom Unternehmen übernommen wurde. In den allermeisten Fällen wird ein Kostenrahmen vereinbart, sprich der Arbeitnehmer muss sich bei der Unterkunft an gewisse Preisklassen halten. Als Inhaber dürfen Sie KEINE Übernachtungspauschale einfordern, allerdings können Sie Ihre Ausgaben in voller Höhe angeben und von der Vorsteuer abziehen.

Verpflegungsmehraufwand

Hierbei werden die Ausgaben für Essen und Getränke berücksichtigt. Die Verpflegungspauschale gestaltet sich wie folgt: für einen vollen Tag auf Dienstreise erhält man 28 Euro, ist diese kürzer als 24 Stunden, aber länger als 8 Stunden besteht ein Anspruch auf 14 Euro. Dieser besteht auch bei An- und Abreisetagen. Sollte das Frühstück im Hotelpreis (siehe Übernachtungskosten) inbegriffen sein, werden 20% von der Tagespauschale abgezogen, bei Mittag- und Abendessen auf Einladung eines Kunden sind es jeweils 40%. Sollten das Frühstück also inbegriffen und Sie zweimal am Tag zum Essen eingeladen werden, besteht an diesem Tag kein Anspruch auf die Pauschale. 

Reisenebenkosten

Die Nebenkoste sind alle Ausgaben, welche sonst noch so auf Geschäftsreisen anfallen. Hierzu zählen u.a. Taxifahrten, Park- und Mautgebühren, Telefon- und Internetkosten, Trinkgelder, Teilnahmegebühren für Seminare, Eintrittsgebühren für Messen, aber auch Unfall- und Reiseversicherungen. Die Kosten, welche durch Rechnungen und andere Zahlungsbelege nachgewiesen werden, können in voller Höhe von der Vorsteuer abgezogen werden. Da es keine Pauschalen gibt sollten die Mitarbeiter dazu angehalten werden, alle Ausgaben belegen zu können.

Ausland

Für Auslandsaufenthalte gelten gesonderte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, sämtliche Länder können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden.

Formalitäten

Für Reisekostenabrechnungen besteht keine Formularpflicht, jeder kann sich die Form der eingereichten Anträge aussuchen, auch gelten die Digitale und die Papierform als gleichwertig. Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag auf Erstattung der Reisekosten einreicht sollten Sie allerdings, der internen Verwaltungsordnung halber, auf gewisse Strukturen bestehen. Hierbei kann sich sehr gut an den, für die Geltendmachung beim Finanzamt, Angaben orientiert werden. Auf diese Weise können Sie die angefallenen Kosten später schneller beim Fiskus geltend machen. 

Zu den benötigten Informationen zählen u.a. der Name der Person, die Dauer der Reise, der Anlass und das Ziel. Außerdem sollten die, in diesem Artikel erläuterten, Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs-, und Nebenkosten detailliert und durch beigefügte Belege nachgewiesen werden. Anlässe wie Messen und Seminare können durch dort erhaltenes Material begründet werden. Der Mitarbeiter sollte außerdem seine Funktion angeben und darstellen, ob es sich z.B. um einen externen Mitarbeiter handelt. Dies alles vereinfacht die Verwaltung der in Ihrem Betrieb anfallenden Reisekosten ungemein.

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