Kundenpflege mit CRM-Systemen für Alltagshilfe-Unternehmen
Immer mehr Betriebe setzen auf digitalisierte Kundendaten, um ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Der technische Begriff hierfür ist Customer Relationship Management kurz CRM. Auch unsere Fortytools-Software bietet CRM-Lösungen. Warum diese ein Vorteil für die Kundenverwaltung Ihres Alltagshilfe-Unternehmens ist erläutern wir Ihnen hier.
Auch heutzutage geht die Digitalisierung in vielen Betrieben nur bis zur (halbwegs) unfallfreien Excel-Tabelle mit den wichtigsten Kundendaten. Diese sind fehleranfällig und zeitaufwendig, außerdem häufig nur lokal gespeichert und für wenige Personen im Betrieb, und dann nicht einmal simultan, einsehbar. Doch diese semi-digitale Handarbeit ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß.
Denn ein softwarebasiertes CRM-System hilft Ihnen grundlegend bei der Strukturierung und Verwaltung Ihrer Kunden, hier werden alle vorhandenen Informationen zentral gesammelt und sind jederzeit einsehbar. Bei Fortytools sprechen wir von der digitalen Kundenakte. Diese zeigt, bei einem plattformübergreifenden System (Computer, Mobiltelefone, Tablets), immer und überall an, was Sie oder Ihre Mitarbeiter über den jeweiligen Kunden wissen müssen. Sollte dieser also anrufen, oder vor Ort Rückfragen haben, sieht man sofort, welche Aufträge, Termine, Angebote, Verträge, Besonderheiten und auch offene Rechnungen in Bezug auf diesen Kunden vorhanden sind. Lange Rückfragen mit Kollegen, welche im schlimmsten Fall gerade im Urlaub sind, entfallen auf diesem Wege. Außerdem können den Kunden häufig auch direkt, für diese zuständige, feste Ansprechpartner zugewiesen werden. Auch die Suche nach bestimmten Infos vereinfacht sich, dank der Suchfunktion, welche die meisten CRM-Systeme bieten. Speziell für Betreuungsdienste ist die Fortytools-Funktion der Unterscheidung zwischen Privat- und Firmenkunden interessant.
Des Weiteren dient das CRM-System dem unternehmensinternen Informationsaustausch, verschiedene Abteilungen können auf diese Weise Informationen einpflegen und diese so zentralisieren.
Sogar Geburtstagsgrüße, mit eventuellen Rabattaktionen, können auf diesem Wege versendet werden, ohne dass dafür ein Geburtstagskalender aus Papier, dessen Einträge man im Zweifelsfall schneller vergisst, von Nöten wäre. Das System erinnert Sie entweder an die Jubiläen, oder kann in vielen Fällen auch direkt standardisierte E-Mail-Gratulationen versenden. In diesem Falle gehen vor-Ort-Aufträge Hand in Hand mit Kundenpflege und Marketing.
Die Kundenpflege wird durch CRM-Systeme also gleichzeitig vereinfacht und aufgewertet, da Ihre Mitarbeiter jederzeit bestens über alle, den Kunden betreffende, Belange Bescheid wissen. So weiß man auch sofort, wer der vorherige Ansprechpartner des Kunden war und wie lange Ihr Unternehmen schon eine Geschäftsbeziehung mit diesem unterhält.
Auch Analysetools der Unternehmensaktivitäten im Zusammenhang mit der Kundschaft stehen bei CRM-Systeme häufig zur Verfügung. Dies hilft Ihnen, effizienter mit Kunden zu arbeiten. Die gesammelten Kundendaten fallen, selbstverständlich, immer unter die Datenschutz-Grundverordnung.
Voraussetzung für ein effektives CRM-System ist allerdings auch die Disziplin Ihrer Mitarbeiter. Denn damit die vorhandenen Informationen von Nutzen sind, müssen diese aktuell gehalten werden. Sonst muss doch wieder rumgefragt und telefoniert werden. Daher ist es auch wichtig, dass die angeschaffte Lösung nicht zu komplex ist und leicht von allen Nutzern verwendet werden kann.
Ein gut funktionierendes CRM-System erleichtert Ihnen also die Arbeit und sorgt für deutlich mehr Qualität im Umgang mit Ihren Kunden, was sich wiederum in deren Zufriedenheit und Treue zu Ihrem Unternehmen bemerkbar machen wird.
