Lieferscheine aufheben?
Im Warenaustausch sind Lieferscheine lange Zeit ein festes Element des Handels gewesen, heutzutage werden sie immer seltener beigelegt, da Rechnungen oder Frachtscheine ihrer statt mit den Waren versandt werden. Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) von 2017 sieht bereits vor, dass bestimmte Lieferscheine nicht mehr aufgehoben werden müssen. Doch dies ist mitnichten für alle der Fall. Hierbei gibt es einiges zu beachten, bevor Sie wirklich entscheiden können, ob ein Lieferschein entsorgt werden kann.
Obwohl viele Unternehmen mittlerweile darauf verzichten, es existiert hierfür keine gesetzliche Verpflichtung, gibt es Lieferscheine nach wie vor. Diese dienen als Inhaltsangabe einer Lieferung und listen Menge, Typ, Anzahl eines gelieferten Produkts auf und enthalten außerdem das Lieferdatum. Mittlerweile werden diese Informationen häufig auf der Rechnung oder Frachtscheinen vermerkt, was den Lieferschein an sich überflüssig macht.
Sollte der Geschäftspartner allerdings einen Lieferschein beilegen, muss man wissen, wie richtig mit diesem umzugehen ist. Denn diese können steuerlich relevant sein. Das BEG II besagt zwar, dass „bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung endet. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.“ Allerdings ist nicht immer offensichtlich, ob der erhaltene Lieferschein wirklich nicht als Buchungsbeleg fungiert. Die Vorteile des BEG II kommen vor allem bei Unternehmen, die eine Einnahmeüberschussrechnung für die Errechnung ihrer Gewinne anwenden zum Tragen. Denn hierbei wird erst mit der Bezahlung der Rechnung bilanziert.
Sollte z.B. die hinterher eingehende Rechnung einen Verweis auf den Lieferschein enthalten, ist dieser automatisch rechnungsrelevant und muss, nach GoBD, für 10 Jahre zusammen mit der Rechnung aufgehoben werden (auch wenn diese identische Informationen enthält). Ist ihr
Unternehmen bilanzierungspflichtig wird der Wareneingang von der Buchhaltung erfasst und der
Lieferschein gilt in diesem Fall als Buchungsbeleg. Sollte der Schein relevante Hinweise zu
Abmachungen zwischen Ihnen und dem Lieferanten oder Kunden enthalten (z.B. Einigung auf Skonto) ist dieser auch Buchungsrelevant. Wenn Lieferschein und Rechnung ein und dasselbe Dokument darstellen, ist dieses selbstverständlich auch 10 Jahre (oder eventuell sogar mehr) aufzuheben. Wie Rechnungen im ZUGFeRD Format behandelt werden, erfahren Sie hier.
Wenn der Lieferschein im klassischen Sinne als Handelsbrief - die erwähnte Inhaltsangabe der Sendung - beigelegt wird, ist dieser steuerrechtlich mindestens 6 Jahre lang aufzuheben. Hierbei ist zu beachten, dass die Frist nicht ab Lieferdatum, sondern ab Ende des Kalenderjahres beginnt. Ein im Januar 2015 erhaltener Lieferschein ist somit noch bis Jahresende 2021 aufzubewahren.
Achtung: es besteht ein großer Unterschied zu digitalen Rechnungen! Sollten Lieferscheine per E-Mail eintreffen, sind diese auch GoBD konform abzuspeichern, allerdings gilt es zu beachten, dass der Schein ausgedruckt, mit einem Eingangsstempel versehen, gescannt und dann als gesichertes digitales Dokument gespeichert werden muss.
Ähnlich verhält es sich bei der elektronischen Erfassung. Die physische Aufbewahrung ist nicht verpflichtend, Original und Digital müssen aber 1:1 identisch sein.
Untersuchen Sie also alle eingehenden Dokumente genau auf steuerrelevante Informationen, bevor Sie diese in den Papierkorb werfen, sonst könnte es z.B. zum Ausbleiben des Vorsteuerabzugs kommen, oder das Fehlen bei einer Prüfung beanstandet werden.
