Changelog

Erfasste Kilometer aus der mobilen Zeiterfassung werden nun auch auf dem digitalen Leistungsnachweis (PDF) angezeigt – vorausgesetzt, die Zusatzspalte „Strecke“ ist in den Mandanteneinstellungen unter Leistungsnachweise aktiviert. Bisher wurden die Kilometer zwar mobil erfasst, aber nicht im Leistungsnachweis dargestellt. Mit der Erweiterung sind die gefahrenen Kilometer jetzt korrekt im PDF enthalten und stehen damit vollständig für Nachweise und Abrechnungen zur Verfügung. Für Betreuungsdienstleister, bei denen Abrechnungen mit Krankenkassen oft sowohl Arbeitszeiten als auch gefahrene Kilometer erfordern, wird so die Vollständigkeit der Nachweise sichergestellt.

Die Rechnungsstatistik bietet nun eine zusätzliche Auswahlmöglichkeit für das „Grundlage-Datum“: Nutzer können zwischen Rechnungsdatum, Buchungsdatum (bisherige Standardoption) und Leistungszeitraum wählen. Wird der Leistungszeitraum ausgewählt, basiert die Umsatzdarstellung auf dem tatsächlichen Zeitraum der erbrachten Leistungen – nicht auf dem Rechnungsdatum. Dadurch lassen sich Umsätze präzise dem Zeitraum zuordnen, in dem die Arbeit tatsächlich durchgeführt wurde, unabhängig von Voraus- oder Nachberechnungen. Das bisherige Verhalten (Rechnungsdatum) bleibt als Standard erhalten. Damit entfällt die bisherige Verzerrung von Monatsauswertungen durch abweichende Abrechnungszeitpunkte, und die Transparenz über den tatsächlichen Leistungszeitraum wird erhöht.

Die manuelle Zeiterfassung in der App wurde von der Timer-Funktion entkoppelt. Mandanten können nun gezielt festlegen, ob Zeiten sowohl per Timer als auch manuell erfasst werden oder ausschließlich per Timer erfolgen. Über die bestehende Einstellung „Zeitbearbeitung in App“ lässt sich festlegen, ob manuelle Zeiterfassungen erlaubt sind. Ist die Funktion deaktiviert, werden die entsprechenden Optionen – etwa in Auftragsdetails oder der Aktivitätsauswahl – ausgeblendet. Dies betrifft auch Pausen- und Rüstzeiten. Die Timer-Funktion selbst bleibt davon unberührt und steht weiterhin zur Verfügung. Damit entfällt das bisherige Problem, dass manuelle Änderungen trotz gewünschter Live-Erfassung möglich waren, und das Risiko für fehlerhafte oder nachträglich angepasste Zeiterfassungen wird reduziert.

In der Mobile App lassen sich manuelle Zeiterfassungen nun auch über Tagesgrenzen hinweg erfassen – ein Verhalten, das bisher nur beim Live-Tracking möglich war. Zeiten, die über Mitternacht hinausgehen, werden automatisch in zwei zusammenhängende Zeiterfassungen aufgeteilt, die als verbundene Einträge gekennzeichnet und verknüpft bleiben. So bleibt nachvollziehbar, dass sie zu einem gemeinsamen Einsatz gehören. Zudem wurde die Basis für eine konsistentere Behandlung gemeinsamer Informationen zwischen den verbundenen Zeiterfassungen geschaffen. Damit entfällt die bisherige Einschränkung, dass manuelle Zeiterfassungen über Tagesgrenzen nicht gespeichert werden konnten, und das Verhalten ist nun einheitlich mit dem Live-Tracking.

Unregelmäßige Leistungen lassen sich nun gezielt auf separate Rechnungen abrechnen. Bei der Aktion „Markierte Verrichtungen abrechnen“ steht die neue Option „Auf separate Rechnung abrechnen“ zur Verfügung. Wird diese gewählt, wird für die ausgewählten Leistungen ein neuer Rechnungsentwurf erstellt – basierend auf den Einstellungen der jeweiligen Rechnungsgruppe, aber ohne Rechnungsgruppe, sodass keine weiteren Leistungen automatisch hinzugefügt werden. Bei Leistungen aus unterschiedlichen Rechnungsgruppen wird für jede Gruppe ein eigener Entwurf erstellt. Damit entfällt der bisherige manuelle Aufwand, unregelmäßige Leistungen nachträglich auf separate Rechnungen zu verteilen, und unerwünschte Sammelrechnungen durch automatische Zusammenfassung gehören der Vergangenheit an.

Rechnungen lassen sich nun optional nach Objekten gruppieren: In den Rechnungsgruppen steht die neue Einstellung „Positionen nach Objekt gruppieren“ zur Verfügung. Ist diese aktiviert, werden alle Positionen einer Rechnung objektweise zusammengefasst – mit einer Zwischenüberschrift, die Name, Nummer und Adresse des Objekts anzeigt. Die zugehörigen Leistungen folgen darunter, sortiert nach Kundennummer, Objektnummer sowie innerhalb des Objekts nach Auftrag und Positionsnummer. Diese strukturierte Darstellung wird sowohl in der Oberfläche als auch im PDF umgesetzt und schafft Klarheit, besonders bei Rechnungen mit Leistungen aus mehreren Objekten. Damit entfällt der bisherige Aufwand für Kunden, Positionen manuell den Einsatzorten zuzuordnen, und die Rechnung wird übersichtlicher und nachvollziehbarer.

Zeiterfassungen, die sich über den Tageswechsel erstrecken (z. B. von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr), können nun korrekt erfasst und gespeichert werden. Bisher wurden solche Zeiträume fälschlicherweise als negativ interpretiert und abgewiesen. Mit der neuen Logik werden die Einträge automatisch in zwei Teile aufgespalten – einen vor und einen nach Mitternacht. Dieses Verhalten entspricht der bereits bewährten Praxis aus der Mobile App und sorgt für konsistente Abbildung von Nacht- oder Schichtarbeitszeiten im gesamten System. Damit entfallen manuelle Workarounds und Fehlermeldungen bei der Erfassung von übergreifenden Zeiträumen.

Ab sofort lassen sich in den Mandanteneinstellungen auch individuelle Datensatzerweiterungen für Mitarbeiterstammdaten anlegen – analog zu den bestehenden Erweiterungen für Kunden, Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferanten. Unterstützt werden die Feldtypen Text, Zahl, Datum und Schaltfläche, sodass mitarbeiterspezifische Zusatzinformationen strukturiert und zentral erfasst werden können. Die neuen Variablen stehen zudem für Dokumentvorlagen zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit externer Notizen oder Workarounds, und die Datenpflege bleibt konsistent im System. Die bestehende Funktionalität für andere Datensatztypen bleibt unverändert, die Benutzeroberfläche ist nahtlos in die bekannten Einstellungen integriert.

Die Rechnungserstellung wird nun durch flexible Rechnungsgruppen deutlich vereinfacht: Statt wie bisher alle Leistungen eines Auftrags auf einer Rechnung zusammenfassen zu müssen, lassen sich nun mehrere Rechnungsgruppen pro Kunde konfigurieren. Jede Gruppe enthält alle relevanten Rechnungsinformationen wie Name, Adresse, Kopf- und Fußtext, Kundenreferenz, Zahlungsbedingungen sowie optionale E-Mail-Adresse für den Versand und Briefpapier. Beim Anlegen eines Auftrags kann eine bestehende Gruppe ausgewählt oder direkt eine neue erstellt werden. Auf Leistungsebene ist sogar eine abweichende Rechnungsgruppe möglich, die die Auftragsgruppe überschreibt. Bei der Rechnungserstellung werden die Leistungen automatisch nach den gewählten Gruppen zusammengefasst – ohne manuelle Prüfung oder umständliche Workarounds. Das reduziert den Mehraufwand, minimiert Fehler und schafft Klarheit, besonders bei Leistungen von verschiedenen Objekten oder komplexen Abrechnungsszenarien.

Die Terminplanung für Gebäudereiniger wurde deutlich vereinfacht: Arbeitsscheine und Termine lassen sich nun direkt aus dem Auftragskalender erstellen. Ein Klick auf ein Datum öffnet ein Dropdown-Menü mit passenden Optionen – je nach Leistungstyp. Für Leistungen mit Arbeitsscheinen wird dieser direkt angelegt, wobei das ausgewählte Datum automatisch als Ausführungsdatum übernommen wird. Bei anderen Leistungen können Einzeltermine oder Terminserien sofort erstellt werden. Damit entfällt das bisherige, umständliche Vorgehen über mehrere Schritte oder Umwege, und das Ausführungsdatum kann sofort korrekt gesetzt werden. Die Kalenderoberfläche ist nun intuitiv nutzbar und reduziert Verwirrung sowie Supportanfragen.

Client-Administratoren können das Urlaubsfeature nun individuell pro Mitarbeiter steuern: Standardmäßig ist die Funktion für alle aktiv, lässt sich aber gezielt für einzelne Mitarbeiter deaktivieren. Damit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Urlaub beantragen können, während andere keinen Zugriff erhalten. Diese feingranulare Steuerung löst das bisherige Problem der pauschalen Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter und ermöglicht eine differenzierte Berechtigungsvergabe – besonders wichtig für Clients mit unterschiedlichen Rollen oder Anforderungen.

In der Vorfaktura lassen sich nun alle Rechnungsentwürfe bequem über eine durchgehende Vorschau prüfen. Mit einem Klick auf „Vorschau“ in den Entwürfen öffnet sich die Rechnungsvorschau, in der sich die einzelnen PDFs direkt im Viewer betrachten lassen. Per Pfeiltasten kann effizient zwischen den Entwürfen navigiert werden – ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen. Damit entfällt der bisherige Aufwand der manuellen Einzelprüfung, und mehrere Entwürfe lassen sich schnell hintereinander kontrollieren. Ideal für eine effiziente Bulk-Prüfung vor dem finalen Versand.

Die Vorfaktura ermöglicht nun, für alle oder ausgewählte Rechnungsentwürfe ein gemeinsames Vorschau-PDF zu erstellen. Über die neue Aktion „Vorschau für ausgewählte Rechnungen“ lassen sich mehrere Entwürfe gebündelt in einer Vorschau zusammenfassen – praktisch, um mehrere Rechnungen vor dem finalen Versand zentral zu prüfen. Die Generierung läuft im Hintergrund, der Fortschritt wird angezeigt, und das fertige Dokument steht anschließend wie gewohnt zur Verfügung. Damit entfällt das bisherige manuelle Zusammenstellen einzelner Vorschauen und spart Zeit bei der Vorbereitung von Rechnungsläufen.

Das neue Kundenportal ermöglicht es Kunden, geplante und geleistete Einsätze sowie Rechnungen direkt online einzusehen. Das Portal lässt sich pro Kunde in den Einstellungen aktivieren, wobei die einzelnen Bereiche (Einsätze, Rechnungen) flexibel ein- oder ausgeschaltet werden können. Sobald mindestens eine Funktion aktiviert ist, steht das Portal zur Verfügung. Kundenkontakte können als Portalnutzer freigeschaltet werden – Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Zugriff erfolgt sicher und unkompliziert über einen Magic-Link: Nutzer geben ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen zeitlich begrenzten Zugangslink per E-Mail, ohne Passwort. Damit entfällt der bisherige manuelle Aufwand für Rückfragen zu Leistungen oder Rechnungen, und Kunden erhalten schnell und zentral Zugriff auf ihre Daten. Das Feature ist im Prime-Tarif verfügbar.

Synchronisierungsabweichungen gibt es, wenn das Tracking der mobilen Zeiterfassungsapp nicht mit dem System übereinstimmt. Dies kann verschiedene technische Gründe haben. Sie haben nun weitere Möglichkeiten die Zeiten zu prüfen, zu korrigieren und detaillierte Infos zum tracking zu erhalten.

Die Suche in Mitarbeiter-Auswahlfeldern wurde um die Möglichkeit erweitert, nicht nur nach Namen, sondern auch nach der Mitarbeiternummer zu suchen. In den Suchergebnissen wird die Nummer nun zusätzlich zum Namen angezeigt (z. B. „Max Muster (123)“), sodass Mitarbeiter auch bei gleichen oder ähnlichen Namen eindeutig identifiziert und ausgewählt werden können. Die Funktion steht einheitlich in allen relevanten Auswahlfeldern zur Verfügung und vereinfacht so die tägliche Arbeit – besonders in Teams mit vielen Mitarbeitern oder ähnlichen Namen.

In der Rechnungsübersicht eines Kunden wird der aktuelle Rechnungsstatus nun direkt durch einen kompakt integrierten Statusindikator angezeigt. Diese visuelle Kennzeichnung ermöglicht es, auf einen Blick zu erkennen, ob eine Rechnung offen, bezahlt oder mit Unstimmigkeiten behaftet ist. Die Anzeige ist ausschließlich für Kunden aktiv, bei denen das OPOS-Modul (Offene Posten) genutzt wird; für alle anderen bleibt die Übersicht unverändert. Damit entfällt das bisherige umständliche Ableiten oder separate Prüfen des Status – Fehler oder offene Beträge lassen sich nun schneller identifizieren.

Rechnungen zeigen nun einen übergreifenden Gesamtleistungszeitraum an, der sich automatisch aus dem frühesten Start- und spätesten Enddatum aller enthaltenen Positionen ergibt (z. B. „01.01.2026 – 30.04.2026“). Diese Ergänzung schafft Klarheit, besonders bei Rechnungen mit mehreren unterschiedlichen Leistungszeiträumen, und macht den Gesamtzeitraum auf einen Blick erkennbar. Die Anzeige lässt sich über die Mandanteneinstellungen global aktivieren oder deaktivieren und ist optisch nahtlos in das bestehende Rechnungslayout integriert. Damit wird die Verständlichkeit für Kunden deutlich verbessert – insbesondere bei komplexen Rechnungen mit vielen Einzelpositionen.

Für Gebäudereiniger entfällt der aufwendige Prozess, Arbeitsscheine manuell Auftrag für Auftrag zu erstellen. Über den neuen Menüpunkt „Arbeitsscheine erstellen" in der Disposition gelangen Nutzer in eine neue Ansicht, in der sie nach Zeitraum, Leistungsart und Einsatzort filtern können. Auf Basis der gesetzten Filter werden alle relevanten Arbeitsscheine berechnet und in einer Liste angezeigt – die gewünschten Einträge lassen sich einfach auswählen und gesammelt in einem Schritt anlegen. Die erstellten Arbeitsscheine erhalten den Status „Offen" und eine eigene Arbeitsscheinnummer. Die bekannte Logik zur Erstellung als Einzeltermine oder zusammengefasste Arbeitsscheine bleibt dabei vollständig erhalten.

Bisher war es nur möglich, laufende Timer direkt in der Mobile App zu beenden – wer im ERP arbeitete, musste dafür zunächst in die App wechseln. Das ändert sich jetzt: Auf der Seite „Soll / Ist – Vergleich" steht ein „Stopp"-Button zur Verfügung, der automatisch eingeblendet wird, sobald ein Timer aktiv ist. Ein Klick beendet den laufenden Timer – unabhängig davon, ob er ursprünglich in der App oder im ERP gestartet wurde. Die Synchronisation zwischen App und System bleibt dabei vollständig erhalten. Der Button ist rollenbeschränkt und wird nur für Nutzer angezeigt, die berechtigt sind, die jeweilige Zeiterfassung zu bearbeiten.

Laufende Zeiterfassungen sind in der Mobile App ab sofort auch außerhalb der App sichtbar: Im Sperrbildschirm sowie in der Benachrichtigungsleiste wird eine Echtzeit-Uhr angezeigt, solange eine Zeiterfassung aktiv ist. So ist jederzeit auf einen Blick erkennbar, dass ein Timer läuft – ohne die App öffnen zu müssen. Das beseitigt das bisherige Risiko, aktive Timer zu übersehen oder zu vergessen, und macht das lästige Öffnen der App zur Statuskontrolle überflüssig.

In der neuen Planungsoberfläche können wiederkehrende Termine – ob wöchentlich oder monatlich – nun auf bestimmte Monate des Jahres eingeschränkt werden. Damit lassen sich saisonale oder periodische Einsätze, die nicht das ganze Jahr über stattfinden, deutlich gezielter planen. Die Funktion war aus der alten Planung bekannt und steht nun vollständig auch in der neuen Planungsansicht zur Verfügung – ohne die umständliche manuelle Planung, die bisher nötig war, um wiederkehrende Termine zeitlich zu begrenzen.

Der neue Mitarbeiter-Tag-Filter in der Liste „Erfasste Zeiten“ ermöglicht es, Zeiterfassungen gezielt nach Mitarbeiter-Tags zu durchsuchen – analog zum bekannten Tag-Filter in der Dienstplanung. Über den Link „Tag-Filter einblenden“ lässt sich der Filterbereich öffnen, um ein oder mehrere Tags auszuwählen und die angezeigten Einträge entsprechend einzugrenzen. Bereits gesetzte Filter bleiben dabei aktiv, selbst wenn andere Kriterien angepasst werden. Der Filter vereinfacht die Auswertung von Zeiterfassungen für bestimmte Mitarbeitergruppen und spart Zeit, da manuelle Suchen in großen Datenmengen entfallen. Besonders praktisch: Bei Filterung auf einen einzelnen Mitarbeiter wird der Tag-Filter automatisch ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Ab sofort werden in den Suchvorschlägen der globalen Suche keine inaktiven Kunden, Objekte oder Mitarbeiter mehr angezeigt. Das löst ein häufiges Problem im Arbeitsalltag: Unübersichtliche Vorschlagslisten mit nicht mehr relevanten Einträgen führten zu Verwechslungen und erschwerten die Navigation erheblich. Die Vorschläge zeigen nun nur noch aktuell aktive Datensätze – schnell und zuverlässig. Wer einen inaktiven Eintrag sucht, findet ihn weiterhin über die vollständige Suchergebnisliste, also nach Drücken von Enter oder über den Such-Button. Dort sind inaktive Einträge klar mit einem gelben Badge gekennzeichnet, damit sie jederzeit eindeutig erkennbar bleiben.

Mit der neuen Schlüsselverwaltung in fortytools können Reinigungsunternehmen und Pflegedienste alle Kundenschlüssel zentral, übersichtlich und digital verwalten. Das Feature löst die Herausforderungen unklarer Verantwortlichkeiten bei der Schlüsselübergabe zwischen Mitarbeitern und schafft Transparenz darüber, welcher Schlüssel zu welchem Kunden oder Objekt gehört. Durch die Dokumentation von Schlüsselnummer, Status (z. B. ausgegeben, zurückgegeben oder inaktiv) und aktueller Verantwortlichkeit wird die Nachverfolgung bei Schlüsselverlust oder Mitarbeiterwechsel deutlich vereinfacht. Damit entfällt die zeitaufwendige und fehleranfällige Verwaltung über Excel-Listen, Papier oder individuelle Notizen – alles ist nun sicher und nachvollziehbar in fortytools abgebildet.