Changelog

Die KI-Bürokraft für Handwerksbetriebe, die alle Ihre Anrufe automatisch annimmt, echte Konversationen führt, zusammenfasst und weitere Aufgaben übernimmt. Verknüpfen Sie Petra mit fortytools und erhalten bei jedem Anruf eine Aufgabe mit allen Anrufdetails auf der Startseite.

Die Verwaltung von Resturlaub wurde um eine konfigurierbare Verfallsregel ergänzt. Auf Mandantenebene kann festgelegt werden, ob Resturlaub automatisch zum 31.03. des Folgejahres verfällt oder bestehen bleibt. Ist die Verfallsregel aktiviert, erfolgt der Urlaubsverfall automatisiert und transparent im System. Zusätzlich kann die Einstellung auf Mitarbeiterebene individuell aktiviert oder überschrieben werden, sodass zentrale Vorgaben und persönliche Ausnahmen flexibel abgebildet werden können.

Für die Betreuungsdienstleistung steht mit meine medikiste eine neue Integration zur Verfügung, über die Pflegehilfsmittel direkt aus fortytools heraus bestellt werden können. Nach Aktivierung der App erscheint im Kundenstamm ein „Bestellen“-Button, über den relevante Kundendaten automatisch an meine medikiste übermittelt werden. Der Antrag kann anschließend online abgeschlossen werden. Dadurch wird der bisher aufwendige Antragsprozess deutlich vereinfacht, Pflegepersonen und Pflegedienste sparen Zeit und die monatliche Versorgung kann automatisiert abgewickelt werden.

Der bereits eingeführte Warnhinweis auf Kundenebene steht nun zusätzlich auch auf Objektebene zur Verfügung. Hinweise können damit gezielt direkt am jeweiligen Objekt hinterlegt und angezeigt werden, um frühzeitig auf besondere Anforderungen oder wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Die Funktion entspricht dem bekannten Verhalten auf Kundenebene und erhöht die Transparenz bei der Arbeit mit einzelnen Objekten.

Bei Eingangsrechnungen kann nun ein Leistungsdatum erfasst werden, das beim Export zu DATEV Rechnungswesen berücksichtigt wird. Wird kein separates Leistungsdatum angegeben, verwendet das System automatisch das Rechnungsdatum als Fallback. Dadurch werden DATEV-Exporte vollständiger und entsprechen besser buchhalterischen Anforderungen, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand zu verursachen.

Notizen können ab sofort mehrere Dateien enthalten. Beim Bearbeiten einer bestehenden Notiz werden alle angehängten Dateien übersichtlich in einer Liste dargestellt und können dort einzeln heruntergeladen oder entfernt werden. In der Notizenübersicht weist ein Datei-Icon auf vorhandene Anhänge hin. Bei einer einzelnen Datei erfolgt der Download direkt per Klick, bei mehreren Dateien steht ein Dropdown-Menü zur Auswahl und zum gezielten Herunterladen zur Verfügung. Dadurch wird die Dokumentation innerhalb von Notizen strukturierter und die Verwaltung von Anhängen deutlich erleichtert.

In der Gebäudereinigung steht bei der Zuweisung von Arbeitsscheinen nun ein zusätzlicher Filter nach Mitarbeitergruppen zur Verfügung. Wird eine Gruppe ausgewählt, werden bei „Mitarbeiter wählen“ nur noch die zugehörigen Mitarbeiterinnen angezeigt, anstatt aller im System vorhandenen Beschäftigten. Dadurch wird die Auswahl insbesondere bei größeren Teams übersichtlicher und das Risiko von Fehlzuweisungen, etwa aufgrund unpassender Qualifikationen, reduziert.

Die Artikelübersicht wurde um einen Filter nach Kategorien erweitert. Es können nun eine oder mehrere Kategorien ausgewählt werden, um die Artikelliste gezielt einzugrenzen. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch entsprechend der gewählten Filter und verhält sich konsistent in allen relevanten Ansichten. Dadurch wird die Verwaltung umfangreicher Artikellisten übersichtlicher und die Suche nach bestimmten Artikeln deutlich effizienter.

In der Disposition unter Arbeitsscheine steht bei der Mitarbeiterauswahl nun ein zusätzlicher Filter nach Einsatzgruppen zur Verfügung. Wird eine Einsatzgruppe ausgewählt, werden nur noch die zugehörigen Mitarbeiter*innen angezeigt, anstatt aller im System vorhandenen Beschäftigten. Dadurch wird die Auswahl bei großen Teams deutlich übersichtlicher, der Zeitaufwand in der Einsatzplanung reduziert und das Risiko von Fehlzuweisungen verringert.

Bei der Beantragung von Urlaub werden Feiertage innerhalb des gewählten Zeitraums nun automatisch berücksichtigt und nicht mehr als Urlaubstage gezählt. Dadurch wird der tatsächliche Urlaubsverbrauch korrekt berechnet, manuelle Korrekturen entfallen und die Darstellung offener sowie genommener Urlaubstage bleibt transparent und nachvollziehbar.

Schulferien können nun automatisch als Ausnahmen für Kunden und/oder Objekte hinterlegt werden. Wird die Funktion aktiviert, werden die jeweiligen Schulferien automatisch berücksichtigt, sofern keine bestehenden Ausnahmen entgegenstehen. Die Einstellung kann auf Kundenebene gesetzt werden und gilt dann für alle zugehörigen Objekte, lässt sich jedoch pro Objekt individuell überschreiben. Dadurch entfällt die manuelle Pflege schulfreier Zeiten, Planungsfehler werden reduziert und unzulässige Zeiterfassungen vermieden.

Für Qualitätsbeauftragte wurde der Ticketbereich in der Mobile App um einen Filter nach Fälligkeitsdatum erweitert. Tickets lassen sich nun gezielt nach dem Zeitraum „Fällig am“ eingrenzen, entweder über eine freie Datumsauswahl oder über vordefinierte Zeiträume wie heute, morgen, die nächsten sieben oder dreißig Tage. Aktive Filter werden visuell hervorgehoben und können jederzeit zurückgesetzt werden, wodurch zeitkritische Aufgaben besser priorisiert und offene Tickets zuverlässiger im Blick behalten werden können.

Der Bild-Upload in der Mobile App wurde erweitert und läuft nun zuverlässig im Hintergrund. Bilder können ab sofort auch ohne aktive Internetverbindung erfasst werden und werden automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht – unabhängig davon, ob die App geöffnet ist. Dadurch werden Arbeitsabläufe nicht mehr durch schlechte Netzabdeckung oder unterbrochene Uploads gestört.

In der Mobile App können Qualitätsbeauftragte nun auch bei Audits mit der Bewertung „gut“ Tickets anlegen und Bilder hochladen. Die entsprechenden Optionen stehen unabhängig von der Audit-Bewertung jederzeit zur Verfügung und werden auch im Backend vollständig unterstützt. Dadurch lassen sich positive Audits besser dokumentieren und ergänzende Informationen ohne Workarounds direkt im System festhalten.

Die Datensatzerweiterungen in den Mandanteneinstellungen wurden um die Lieferantenstammdaten ergänzt. Damit können nun auch für Lieferanten zusätzliche, individuelle Felder angelegt und gepflegt werden, analog zu den bestehenden Erweiterungen für Kunden, Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Unterstützt werden die Feldtypen Text, Zahl, Datum und Schaltfläche. So lassen sich lieferantenspezifische Zusatzinformationen strukturiert im System erfassen, ohne auf externe Notizen oder Workarounds zurückgreifen zu müssen.

Im Umplanungstool steht nun zusätzlich eine Umplanungshistorie zur Verfügung, die über einen Pfeil neben dem Button „Umplanen“ aufgerufen werden kann. Dort sind alle Umplanungsaktionen transparent nachvollziehbar, inklusive der ausführenden Person, des Zeitpunkts der Änderung und der konkret betroffenen Einsätze. Dadurch wird insbesondere bei Bulk-Umplanungen klar ersichtlich, was geändert wurde und von wem, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Dispositionsprozess deutlich erhöht.

Mitarbeiter können ihren Urlaub nun direkt in fortytools beantragen, entweder über den Menüpunkt „Urlaub“ im oberen Menü oder über Einstellungen → Nutzer → Urlaub. Die Anträge werden zentral im Dashboard sowie unter Mitarbeiter → Urlaub angezeigt und können dort von berechtigten Rollen genehmigt werden. Besitzer können Urlaubsanträge aller Mitarbeiter freigeben, Manager die Anträge aller Mitarbeiter mit Ausnahme von Managern und Besitzern, während Teamleiter und Objektleiter die Urlaubsanträge der ihnen zugeordneten Mitarbeiter genehmigen können. Dadurch entfällt die externe Antragstellung, offene Anfragen sind transparent einsehbar und der Genehmigungsprozess ist klar geregelt.

Die Anzeige der Auftragsanzahl wurde auf die Kundenebene erweitert. Auf der Kundendetailseite wird nun eine aggregierte Gesamtanzahl aller Aufträge dargestellt, die sowohl direkt dem Kunden zugeordnete Aufträge als auch die Aufträge aus allen zugehörigen Objekten umfasst. Ein ergänzender Tooltip erklärt, wie sich die Zahl zusammensetzt. Dadurch wird das gesamte Auftragsvolumen eines Kunden auf einen Blick sichtbar, ohne dass einzelne Objekte manuell ausgewertet werden müssen.

Platzhalter können nun auch in benutzerdefinierten Zahlungskonditionen eingesetzt werden. Dadurch lassen sich dynamische Inhalte wie Zahlbeträge oder Fälligkeitsdaten automatisch und korrekt im Fußbereich von Rechnungen darstellen, insbesondere bei SEPA-Lastschriften. Die unterstützten Platzhalter entsprechen den bereits bekannten Platzhaltern aus Dokumenten, Vorlagen und Serienbriefen und sorgen so für konsistente und aktuelle Zahlungshinweise ohne manuellen Aufwand.

Bei der Erstellung eines Arbeitszeitplans wird nun zusätzlich die Personalnummer der jeweiligen Mitarbeiterin angezeigt. Die Information erscheint im Bereich Mitarbeiter → Arbeitszeitplan und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung des Plans zur richtigen Person. Dadurch wird das Verwechslungsrisiko bei gleichnamigen Mitarbeiter*innen reduziert und der manuelle Abgleich mit weiteren Mitarbeiterdaten entfällt.

Die Importfunktionen für Kunden, Objekte und Mitarbeiter wurden vereinheitlicht und erweitert. Abhängig von den im Excel-Import übergebenen Kunden-, Objekt- oder Mitarbeiternummern werden bestehende Datensätze nun automatisch aktualisiert oder – falls keine Nummer vorhanden ist – neu angelegt. Beim Objektimport wird zusätzlich die Zuordnung zum Kunden validiert, wobei fehlerhafte oder ungültige Zuordnungen zu einem klaren Importfehler führen. Auch die Verarbeitung von Ansprechpartnern wurde verbessert, sodass bestehende Kontakte anhand von Vor- und Nachnamen erkannt und aktualisiert werden, anstatt doppelt angelegt zu werden. Transparente Statusmeldungen zeigen für jeden Import, welche Datensätze neu erstellt, aktualisiert oder fehlerhaft waren.

Der Lieferantenimport wurde erweitert und unterstützt nun die Pflege von Kreditorennummern. Das Importformat wurde entsprechend angepasst, sodass die Kreditorennummer als zusätzliche Spalte in der Importdatei enthalten ist und korrekt im System gespeichert wird. Gleichzeitig wurde das Feld „Hausnummer“ aus der Importvorlage entfernt, da Straße und Hausnummer weiterhin gemeinsam über das Feld Straße importiert werden. Die Importvorlage sowie das Beispiel wurden aktualisiert und stehen im System zum Download bereit. Fehlende oder ungültige Kreditorennummern werden beim Import klar ausgewiesen, wodurch manuelle Nacharbeiten reduziert und Fehler schneller identifiziert werden können.

Die Ansicht Dispo → Karte wurde erweitert und kann nun neben den Einsatzorten auch aktive Mitarbeiter:innen für den ausgewählten Zeitraum anzeigen. Als aktiv gelten Mitarbeiterinnen, denen in diesem Zeitraum mindestens ein Einsatz zugewiesen ist. Über einen neuen Umschalter oberhalb der Karte lässt sich die Anzeige der Mitarbeiter gezielt ein- oder ausblenden, wobei das bisherige Verhalten standardmäßig beibehalten wird. Mitarbeiterinnen werden mit einem Personen-Icon dargestellt, Einsätze weiterhin mit einem Kalender-Icon. Die Position der Mitarbeiter basiert auf der im Profil hinterlegten Wohnadresse. Ergänzende Tooltips zeigen weitere Informationen wie Name und Adresse an.

In der Mobile App erhalten Mitarbeiterinnen nun bereits beim Speichern einer getrackten Zeit einen Hinweis, wenn sich diese zeitlich mit einer bestehenden Erfassung überschneidet. In diesem Fall wird ein Info-Screen angezeigt, der auf die entstehende Überschneidung aufmerksam macht und nachfragt, ob der Vorgang fortgesetzt werden soll. Dadurch werden mögliche Fehleingaben früher erkannt, spätere Blockaden bei der ERP-Übertragung vermieden und der Nachbearbeitungsaufwand für falsch erfasste Zeiten reduziert.

Für die Betreuungsdienstleistung können Kostenträger nun gezielt aktiviert oder deaktiviert werden. Beim Bearbeiten eines Kostenträgers steht dafür ein entsprechendes Aktiv-Feld zur Verfügung. Deaktivierte Kostenträger werden nicht mehr in die jährlichen Budget-Updates einbezogen und in der Kundenübersicht automatisch ans Ende der Liste verschoben. Das verhindert unbeabsichtigte Budgetanpassungen und sorgt für mehr Übersicht bei inaktiven Kostenträgern.