Changelog

Wenn an einem Objekt mehrere Einsätze gleichzeitig vorlagen, mussten Mitarbeitende bisher jeden einzeln öffnen, um zu erkennen, welche Leistung dahinter steckt – erst dann konnten sie entscheiden, womit sie beginnen. Ab sofort wird die Art der Leistung direkt auf der Einsatzkarte angezeigt, sodass Mitarbeitende auf einen Blick einschätzen können, worum es sich handelt, und die Zeiterfassung gezielt starten können. Stammt der Einsatz aus einem Auftrag im ERP, wird die dort hinterlegte Leistungsart angezeigt. Wurde der Einsatz über die Disposition geplant und liegt keine Leistungsart vor, zeigt die App ersatzweise die hinterlegte Vertriebskondition. Die Anzeige lässt sich pro Mandant über eine Einstellung ein- oder ausschalten – bei neuen Mandanten ist sie standardmäßig aktiviert, bei bestehenden zunächst deaktiviert.

Die Statistikleiste auf dem Dashboard wurde platzsparender gestaltet: Kennzahlen und Fortschrittsbalken stehen jetzt gemeinsam in einer Zeile, statt wie bisher mehrere Zeilen einzunehmen. Dadurch bleibt mehr Platz für die darunterliegenden Inhalte wie Einsatz- oder Ticketlisten, und Nutzer müssen weniger scrollen, um zu den für sie relevanten Informationen zu gelangen – während die Kennzahlen weiterhin direkt im Blick bleiben.

Auf Android-Geräten funktionierte die automatische Hintergrundsynchronisierung bereits zuverlässig – auf iOS mussten Mitarbeitende die App bisher aktiv öffnen, damit offline erfasste Zeiten, Einsätze oder andere Änderungen übertragen wurden. Das führte dazu, dass Daten teilweise verzögert im System ankamen. Ab sofort gleicht die fortytools App auch auf iOS-Geräten Daten automatisch im Hintergrund ab, sobald eine Internetverbindung besteht – unabhängig davon, ob die App gerade aktiv geöffnet ist oder zwischenzeitlich geschlossen wurde. Erfassungen landen damit zuverlässiger und zeitnäher im System, ohne dass Nutzer aktiv eingreifen müssen.

Bei der Prüfung von Arbeitsscheinen musste die ausgeführte Menge bisher von Hand eingetragen werden – obwohl sie sich direkt aus der Zeiterfassung ergab. Das kostete Zeit und war eine potenzielle Fehlerquelle, wenn die eingetragene Menge nicht mit der tatsächlich erfassten Zeit übereinstimmte. Ab sofort wird die Menge für Gebäudereiniger automatisch befüllt, sobald die Einheit der Leistung „Stunde" ist: Hat ein Mitarbeitender beispielsweise 2 Stunden erfasst, steht bei „Menge ausgeführt" automatisch der Wert 2,0. Die Grundlage dafür bildet eine mandantenspezifische Standard-Einheit für Stunden, die bei neuen Mandanten automatisch angelegt und bei bestehenden Mandanten einmalig ermittelt wird. Diese Standard-Einheit kann nicht gelöscht werden, um die automatische Befüllung dauerhaft sicherzustellen.

Wer nachvollziehen wollte, wie viele Stunden auf Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten entfallen, musste die einzelnen Einträge bisher manuell durchgehen und selbst addieren – besonders bei mehreren individuellen Abwesenheitsarten war das aufwändig. Ab sofort wird unterhalb der Tabelle in den erfassten Zeiten eine Summe der Abwesenheitsstunden angezeigt, automatisch gruppiert nach den Kategorien Urlaub, Krankheit und Sonstiges. Dabei werden alle Abwesenheitsarten, die zur jeweiligen Kategorie gehören, unabhängig von ihrer Benennung berücksichtigt. Die Summe passt sich außerdem dynamisch an den gewählten Filter an, sodass sich die relevante Abwesenheitsstatistik auch für einen bestimmten Zeitraum oder einzelne Mitarbeitende auf einen Blick ablesen lässt.

Für Kunden war es bereits möglich, ein Stammdatenblatt als PDF herunterzuladen – für Mitarbeitende fehlte diese Möglichkeit bislang. Wer Stammdaten an Behörden oder andere Stellen weitergeben wollte, musste die relevanten Informationen mühsam aus verschiedenen Feldern zusammensuchen. Ab sofort lässt sich auch für Mitarbeitende über das Bearbeiten-Menü ein Stammdatenblatt als PDF herunterladen. Das Dokument enthält alle wesentlichen Informationen auf einen Blick: Personalnummer, Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkasse sowie Ein- und Austrittsdatum. Da das Dokument sensible Daten enthält, steht die Download-Option nur Nutzern zur Verfügung, die auch sonst Lesezugriff auf den jeweiligen Mitarbeitenden haben.

Um eine einzelne Leistung an einem bestimmten Tag zu verrichten, war bisher ein Umweg über die Auftragsübersicht notwendig – selbst wenn im Kalender bereits klar erkennbar war, welcher Tag betroffen ist. Ab sofort können Gebäudereiniger einen Tag im Service-Kalender direkt als „verrichtet" markieren: Ein Klick auf den gewünschten Tag und die Auswahl von „Leistung verrichten" genügt. Die Option steht für nicht-periodische Leistungen zur Verfügung, die nicht über einen Arbeitsschein abgerechnet werden – für Arbeitsschein-Leistungen bleibt der bestehende Weg unverändert. Wurde ein Tag bereits verrichtet, wird die Option automatisch ausgeblendet, sodass doppelte Verrichtungen ausgeschlossen sind.

Für viele Objekte in fortytools war es bereits möglich, Datensätze um frei definierbare Zusatzfelder zu erweitern – für Artikel stand diese Möglichkeit bisher nicht zur Verfügung. Wer artikelbezogene Zusatzinformationen erfassen wollte, musste auf Behelfslösungen wie Freitextfelder oder externe Listen ausweichen. Ab sofort lassen sich auch Artikel-Datensätze um individuelle Felder erweitern, die auf die eigenen Geschäftsprozesse zugeschnitten sind – konsistent zum bestehenden Verhalten bei anderen Objekten. Damit entfällt die bisherige Uneinheitlichkeit und artikelspezifische Informationen lassen sich strukturiert und zentral in fortytools erfassen.

Die Übersicht der Kostenübernahmen ließ sich bisher nicht nach Kunde filtern – wer prüfen wollte, welche Kostenträger für einen bestimmten Kunden hinterlegt sind, musste die gesamte Liste manuell durchsuchen. Das wurde mit wachsender Anzahl an Einträgen zunehmend aufwändiger. Ab sofort steht für Betreuungsdienste ein Kundenfilter zur Verfügung, mit dem sich die Liste gezielt auf die Kostenübernahmen eines einzelnen Kunden einschränken lässt. So sind die relevanten Einträge schnell gefunden, ohne die komplette Übersicht durchsuchen zu müssen.

In der Übersicht Budget-Kontrolle gab es bisher keine Möglichkeit, die Liste nach Kunde zu filtern – bei einer wachsenden Anzahl an Kostenübernahmen musste die gesamte Liste manuell durchsucht werden, um die relevanten Einträge eines bestimmten Kunden zu finden. Ab sofort steht für Betreuungsdienste ein Kundenfilter zur Verfügung, mit dem sich die Ansicht gezielt auf die Kostenübernahmen eines einzelnen Kunden einschränken lässt. So lässt sich schnell und ohne Aufwand prüfen, welche Kostenträger für einen bestimmten Kunden hinterlegt sind.

Auf den Schlüsselprotokollen – also Ausgabe-, Rückgabe- und Überlassungsprotokoll – war ein Schlüssel bisher nur über seine Nummer identifizierbar. Bei einer größeren Anzahl an Schlüsseln war das insbesondere bei der Übergabe an Mitarbeitende oder Kunden umständlich, da die Nummer allein wenig über den jeweiligen Schlüssel aussagt. Ab sofort wird auf den Protokollen zusätzlich zur Schlüsselnummer auch die Schlüsselbeschreibung angezeigt, sofern diese am Schlüssel hinterlegt ist. Ist keine Beschreibung vorhanden, wird weiterhin nur die Nummer ausgegeben – an bestehenden Abläufen ändert sich in diesem Fall nichts.

In der Schlüsselverwaltung ließen sich Schlüssel bisher nur über Nummern und Textbeschreibungen unterscheiden. Bei größeren Schlüsselbeständen war eine schnelle visuelle Wiedererkennung, etwa bei der Übergabe oder Rückgabe, dadurch kaum möglich. Ab sofort kann jedem Schlüssel beim Anlegen oder Bearbeiten ein Bild hinterlegt werden. Dieses wird an allen relevanten Stellen angezeigt: in der Schlüsselübersicht, in den Schlüsseldetails sowie bei Ausgabe, Rückgabe und Weitergabe. So lässt sich ein Schlüssel jetzt auch visuell eindeutig zuordnen, was Verwechslungen reduziert und die Übergabe an Mitarbeitende oder Dritte erleichtert. Ein hochgeladenes Bild kann beim Bearbeiten jederzeit wieder entfernt werden.

Pausen mussten bisher nachträglich oder separat erfasst werden, da es keine Möglichkeit gab, sie direkt in der Einsatzplanung zu hinterlegen – das führte zu Abweichungen zwischen Planung und tatsächlicher Zeiterfassung und zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Ab sofort steht in der Einsatz- und Dispositionsplanung ein eigenes Pausenfeld zur Verfügung, das automatisch mit dem in den Einstellungen definierten Standardwert vorbelegt wird und bei Bedarf angepasst werden kann. Die geplante Pause wird bei der Erstellung der Zeiterfassung automatisch übernommen und bleibt auch bei späteren Änderungen der Einsatzplanung dem jeweiligen Einsatz zugeordnet. In der Mobile App ist die geplante Pause ebenfalls sichtbar und kann – abhängig von den Berechtigungen – vom Mitarbeiter bearbeitet werden.

Wer einen bereits heruntergeladenen FiBu-Export erneut benötigte, stand bisher vor einem Problem: Die Datei war nicht mehr abrufbar und der Export musste neu erstellt werden. Zudem gab es keine Übersicht darüber, welche Exporte bereits erzeugt und heruntergeladen worden waren. Ab sofort steht im FiBu-Export ein eigener Bereich „Exportiert" zur Verfügung, in dem alle bereits heruntergeladenen Exporte dauerhaft aufgelistet bleiben – auch über Monatswechsel hinaus. Exportdateien können damit jederzeit erneut heruntergeladen werden, ohne den Export neu erstellen zu müssen. Die klare Trennung zwischen „Export bereit" und „Exportiert" sorgt zusätzlich für eine bessere Übersicht.

Bisher gingen Bemerkungen aus der Auftragsdokumentation auf dem finalen, unterschriebenen Arbeitsschein verloren – wichtige Hinweise, Besonderheiten oder Angaben zu den ausgeführten Arbeiten waren dort nicht sichtbar. Ab sofort kann in den Mandanteneinstellungen optional aktiviert werden, dass die in der Mobile App erfassten Bemerkungen aus der Auftragsdokumentation auch auf dem unterschriebenen Arbeitsschein ausgegeben werden. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und kann bei Bedarf mandantenweit aktiviert werden. So lassen sich relevante Informationen direkt auf dem unterschriebenen Nachweis festhalten – sowohl für den Kunden als auch für die interne Dokumentation.

Disponenten in Gebäudereinigungsunternehmen mussten bisher in andere Ansichten wechseln, um nachzuvollziehen, welche Zeiten zu einem Arbeitsschein erfasst wurden und welche Mitarbeitenden dafür verantwortlich waren. Ab sofort zeigt eine neue Informationsbox direkt im Arbeitsschein alle erfassten Zeiten inklusive der zugehörigen Mitarbeitenden an. Pro Eintrag ist ersichtlich, wann die Zeit erfasst wurde, welcher Mitarbeiter sie erfasst hat und wie lange die Dauer war. Die Einträge sind chronologisch nach Datum und Uhrzeit sortiert, sodass die tatsächlich erbrachten Leistungen auf einen Blick nachvollziehbar sind – ohne den Arbeitsschein verlassen zu müssen.

Für Betreuungsdienste, die Rechnungen an Privatpersonen ausstellen, war es bisher notwendig, gesetzlich erforderliche Aufbewahrungshinweise manuell zu ergänzen – mit dem entsprechenden Risiko, dass Rechnungen unvollständig oder nicht rechtskonform ausgestellt wurden. Ab sofort steht in den Einstellungen unter den Textvorlagen ein eigener Vorlagentext für diesen Hinweis zur Verfügung. Bei neu angelegten Mandanten ist das Feld bereits mit einem gesetzlichen Standardtext vorbelegt; bei bestehenden Mandanten kann der Text individuell ergänzt werden. Der Hinweis wird bei Rechnungen und Rechnungskorrekturen an Privatpersonen automatisch unterhalb des Fußtexts ausgegeben – sowohl in der Webansicht als auch im PDF. Bei Proforma-Rechnungen wird er nicht angezeigt.

Das Planning Change Tool wurde um eine wichtige Funktion ergänzt: Einsätze im Status „Offen" können nun direkt auf einen Mitarbeiter verplant werden – ohne den bisherigen Umweg über eine bereits bestehende Zuweisung. Bisher war im Tool ausschließlich die Verschiebung zwischen bestehenden Mitarbeiterzuweisungen möglich, was bei offenen Einsätzen zu zusätzlichem manuellem Aufwand und Einschränkungen im Dispositionsalltag führte. Mit der Erweiterung wird der Planungsprozess flexibler und direkter.

Der neue Dokumentenausgang ermöglicht eine zentrale Nachverfolgung aller versendeten Dokumente und E-Mails. Jede Sendung wird übersichtlich erfasst und dokumentiert – inklusive Versandzeitpunkt, Dokumenttyp, Empfänger, Betreff und Versandstatus. Zudem besteht eine direkte Verknüpfung zum ursprünglichen Dokument, z. B. zur zugehörigen Rechnung oder zum Angebot. In der Detailansicht lässt sich der ursprünglich versendete E-Mail-Inhalt inklusive Anhängen einsehen. Damit bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Informationen an welchen Empfänger gesendet wurden. Das löst die bisherigen Probleme wie fehlende Nachweise über versendete Dokumente, fehlende Transparenz bei geänderten Ansprechpartnern oder den fehlenden Zugriff auf den ursprünglichen E-Mail-Text und Anhänge.

In der Vorfaktura steht nun die Option „Rechnungshinweise einblenden“ zur Verfügung. Wird diese aktiviert, werden vorhandene Rechnungshinweise direkt in der Liste angezeigt. Dadurch lassen sich relevante Hinweise bereits während der Prüfung und Vorbereitung der Rechnungen einsehen – ohne jede einzelne Rechnung separat öffnen zu müssen. Das erleichtert die Kontrolle, beschleunigt den Abrechnungsprozess und reduziert das Risiko, wichtige Hinweise zu übersehen, besonders bei größeren Rechnungsmengen.

Die Zeiterfassung bietet nun einen Filter für Einsatzgruppen, der die tägliche Arbeit effizienter und weniger fehleranfällig macht. Mit dieser Funktion lassen sich Zeiterfassungen gezielt nach Einsatzgruppen filtern, was bisher manuell umgangen werden musste. Damit entfällt der zeitaufwendige und fehleranfällige Umweg, und betroffene Abläufe können schneller und präziser erledigt werden – die Nutzererfahrung wird spürbar verbessert.

Die Feiertagsfilter in den Lohnkonditionen wurden um die neue Option „An normalen Feiertagen“ erweitert. Zur besseren Klarheit wurde die bisherige Option „An Feiertagen“ in „An allen Feiertagen“ umbenannt. Damit lässt sich nun eindeutig zwischen normalen und hohen Feiertagen unterscheiden und unterschiedliche Zuschlagsregelungen flexibel abbilden, z. B. ein Zuschlag für normale Feiertage und ein abweichender für hohe Feiertage. Die Erweiterung löst das bisherige Problem, dass normale und hohe Feiertage nicht getrennt behandelt werden konnten, und vermeidet Unklarheiten bei der Einrichtung von Lohnkonditionen.

Die Schlüsselverwaltung bietet nun einen strukturierten Weitergabeprozess, mit dem Schlüssel nahtlos von einem Mitarbeiter zurückgenommen und an einen anderen weitergegeben werden können. Über einen neuen „Weitergabe“-Button in den Schlüsseldetails lässt sich der gesamte Vorgang dokumentieren – inklusive Rückgabe und erneuter Ausgabe in einem Schritt. Zudem können Rückgabe- und Ausgabeprotokolle erstellt, heruntergeladen und als unterschriebene Dokumente wieder hochgeladen werden, wobei die Vorlagen bereits mit den relevanten Informationen vorausgefüllt sind. Alle Weitergaben werden nachvollziehbar in der Historie festgehalten, inklusive der beteiligten Mitarbeiter und zugehöriger Protokolle. Damit entfällt die bisherige Lücke bei der strukturierten Abbildung von Schlüsselübergaben, besonders bei kurzfristigen Personaländerungen oder Krankheitsfällen, und die Transparenz sowie Dokumentation der Schlüsselübergabe wird deutlich verbessert.

Die Kalenderansicht innerhalb von Auftragsleistungen bleibt nun auch für beendete Leistungen erhalten, sodass vergangene Termine, Rhythmen und Planungen weiterhin nachvollziehbar bleiben. Zur besseren Übersicht können Zeiträume nach dem Leistungsende ausgegraut dargestellt werden. Zudem wird die Kalenderansicht bereits bei zukünftigen Leistungen angezeigt, sodass Termine und Arbeitsscheine frühzeitig geplant werden können, sobald der Leistungszeitraum beginnt. Die direkte Erstellung von Arbeitsscheinen oder Terminen per Klick auf einen Kalendertag ist dabei nur innerhalb des aktiven Leistungszeitraums möglich. Bei beendeten Leistungen bleibt die Ansicht zwar erhalten, die Erstellung neuer Einträge ist jedoch deaktiviert. Damit entfällt der bisherige Verlust der Übersicht über historische Planungen, und die frühzeitige Planung für zukünftige Leistungen wird erleichtert.

Bei der Erstellung von Arbeitsscheinen können nun mehrere Wochentage innerhalb eines Wochenzyklus ausgewählt werden. Damit lassen sich wiederkehrende Arbeitsscheine für mehrere Tage in einem Schritt anlegen, statt wie bisher nur einen einzelnen Wochentag pro Zyklus zu hinterlegen. Diese Erweiterung vereinfacht die Einrichtung von regelmäßigen Einsätzen an mehreren Wochentagen deutlich und reduziert den bisherigen Verwaltungsaufwand, der durch das mehrfache Anlegen identischer Arbeitsscheine entstand.