Changelog

Die Übersicht war bisher fest vorgegeben – alle Nutzer sahen dieselben Module in derselben Reihenfolge, unabhängig davon, welche Informationen für sie tatsächlich relevant waren. Weniger wichtige Module ließen sich weder ausblenden noch umsortieren. Ab sofort lässt sich die Übersicht individuell konfigurieren: Jeder Nutzer kann selbst entscheiden, welche Module angezeigt werden und in welcher Reihenfolge – getrennt für Haupt- und Seitenspalte. Mandantenlogo und Systemnachrichten bleiben als feste Bestandteile erhalten und lassen sich weder verschieben noch deaktivieren.

Wer mehrere Ausfertigungen desselben Schlüsseltyps für ein Objekt anlegen wollte, musste bisher alle Angaben jedes Mal von vorne eingeben – auch wenn sich die Einträge kaum voneinander unterschieden. Ab sofort steht beim Anlegen eines Schlüssels neben dem gewohnten Speichern-Button zusätzlich die Option „Speichern und Neu" zur Verfügung. Nach dem Speichern öffnet sich direkt der Dialog für einen weiteren Schlüssel am selben Objekt, vorbelegt mit allen Angaben des zuvor gespeicherten Schlüssels. Lediglich Schlüsselnummer, Plakettennummer und Bilder bleiben leer und müssen neu eingetragen werden.

Wer eine Abwesenheit angelegt, nachträglich geändert oder gelöscht hat, war bisher nicht nachvollziehbar – gerade bei Korrekturen fehlte damit eine wichtige Grundlage für Rückfragen oder Kontrollen. Ab sofort werden Anlage, Änderung und Löschung von Abwesenheiten im Auditprotokoll erfasst. Jeder Eintrag zeigt den betroffenen Zeitraum, die Abwesenheitsart sowie den Mitarbeiter, für den die Abwesenheit gilt. Damit ist für jede Abwesenheit jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen sie erstellt, geändert oder entfernt wurde.

Auftragsbestätigungen ließen sich bisher nach dem Versand weiterhin bearbeiten – ein definierter Abschlussprozess wie bei Angeboten oder Rechnungen fehlte. Ab sofort lassen sich Auftragsbestätigungen, die aus einem Angebot erstellt werden, über einen „Fertigstellen"-Button abschließen und automatisch versenden. Nach dem Fertigstellen erhält die Auftragsbestätigung den Status „gedruckt" und kann nicht mehr verändert werden. Für den Versand gelten dieselben Einstellungen wie bei Angeboten, inklusive der bekannten Infobox mit den Versandinformationen.

Für viele Bereiche wie Kunden, Rechnungen oder Arbeitsscheine zeigte das Systemprotokoll bereits, wer eine Anlage oder Änderung vorgenommen hat – für Aufträge fehlte diese Nachvollziehbarkeit bisher vollständig. Anlage und Änderung von Aufträgen wurden gar nicht protokolliert. Ab sofort erscheinen auch für Aufträge entsprechende Einträge im Systemprotokoll, inklusive des ausführenden Benutzers. Änderungen an einzelnen Auftragsleistungen werden ebenfalls als eigener Protokolleintrag erfasst. Damit ist die Nachvollziehbarkeit bei Gebäudereinigern nun konsistent über alle relevanten Bereiche hinweg gegeben.

Die Liste der erfassten Zeiten ließ sich bisher nicht nach Objektleiter eingrenzen – wer für bestimmte Objekte zuständig war, musste die gesamte ungefilterte Liste durchsehen, um die relevanten Einträge zu finden. Ab sofort steht für Gebäudereiniger ein Objektleiter-Filter zur Verfügung, mit dem sich die Ansicht gezielt auf die Zeiten der zugehörigen Objekte einschränken lässt.

Im Leistungsnachweis-PDF wurden mehrere erfasste Zeiten oder Planungen eines Tages bisher zu einer einzigen Zeile zusammengefasst – das führte zu zwei wesentlichen Problemen für Betreuungsdienste: Die angezeigte Zeitspanne konnte die tatsächliche Arbeitszeit falsch darstellen (etwa „10–15 Uhr" bei zwei getrennten Einsätzen von 10–11 und 14–15 Uhr mit nur 2 Stunden Arbeitszeit), und bei mehreren Unterschriften an einem Tag wurde nur eine angezeigt, sodass nicht erkennbar war, welche Unterschrift zu welcher Zeit gehörte oder ob alle Zeiten überhaupt unterschrieben waren. Ab sofort wird jede erfasste Zeit und jede Planung in einer eigenen Zeile dargestellt. Das Datum erscheint weiterhin nur einmal neben dem ersten Eintrag des Tages. Damit ist für jeden einzelnen Eintrag eindeutig nachvollziehbar, welcher Zeitraum und welche Unterschrift dazugehören.

Beim Anlegen eines neuen Lieferanten musste die Kreditorennummer bisher manuell vergeben werden – das kostete Zeit und barg das Risiko uneinheitlicher oder doppelt vergebener Nummern. Ab sofort wird beim Anlegen eines neuen Lieferanten automatisch eine fortlaufende Kreditorennummer vorgeschlagen, analog zur bereits bestehenden automatischen Vergabe der Kundennummer. Die vorgeschlagene Nummer lässt sich bei Bedarf jederzeit anpassen oder auch leer lassen.

In der Liste der erfassten Zeiten war bisher nicht erkennbar, ob ein Einsatz eine reguläre Zuweisung oder eine Vertretung für einen anderen Mitarbeiter war – insbesondere bei kurzfristig organisierten Vertretungen fehlte eine schnelle visuelle Orientierung. Ab sofort wird eine Vertretung in der Liste durch ein Wechsel-Symbol neben dem Mitarbeiternamen gekennzeichnet. Ein Tooltip zeigt zusätzlich den Namen der vertretenen Person an, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, für wen jemand eingesprungen ist.

Im Soll/Ist-Vergleich fehlte bisher die Möglichkeit, die Auswertung nach Einsatzgruppen einzugrenzen – Nutzer mussten die vollständige Ansicht durchsehen, um Aussagen zu einer bestimmten Gruppe treffen zu können. Ab sofort steht ein entsprechender Filter zur Verfügung, mit dem sich die Auswertung gezielt auf eine oder mehrere Einsatzgruppen einschränken lässt – analog zu den Filtermöglichkeiten, die in der Disposition bereits bekannt sind.

Nach einer Rechnungskorrektur blieb der zugehörige Arbeitsschein bisher im Status „abgerechnet" gesperrt. Eine erneute Abrechnung war nur über den Bereich „Disposition Umsätze" möglich – ein Weg, der für Gebäudereiniger ohne hinterlegte Vertriebskonditionen nicht nutzbar war. Ab sofort lässt sich der betroffene Arbeitsschein direkt auf der Rechnungsansicht wieder freigeben: Beim Erstellen einer Rechnungskorrektur zeigt die Hinweisbox, mit welchen Arbeitsscheinen die Rechnung verknüpft ist, und bietet die Möglichkeit, diese direkt auf den Status „Geprüft" zurückzusetzen. Erfasste Zeiten und Lohndaten bleiben davon unberührt.

Lohndaten ließen sich bisher nur über die Weboberfläche einsehen oder über den bestehenden Lohnexport für die Lohnsynchronisation weiterverarbeiten – wer die Daten für eigene Auswertungen oder zur Kontrolle außerhalb des Systems benötigte, musste sie manuell übertragen. Ab sofort steht in der Auswertung „Lohndaten" ein Excel-Export zur Verfügung. Über den Button „Als Excel exportieren" wird die aktuell gefilterte Ansicht – nach Zeitraum, Mitarbeiter und Abrechnungsstatus – als Excel-Datei heruntergeladen, unabhängig von der Seitenaufteilung in der Webansicht. Die Spalte „Ursprung/Quelle" wird dabei in mehrere eindeutige Spalten aufgeteilt (Objektnummer, Kundennummer, Abwesenheitsart, Sonstiger Ursprung), damit sich jeder Eintrag klar zuordnen lässt. Da die Datei bei großen Zeiträumen umfangreich werden kann, wird sie im Hintergrund erzeugt und anschließend zum Download bereitgestellt.

Für Gebäudereiniger musste bisher jeder Arbeitsschein einzeln geöffnet und als PDF gedruckt werden – bei größeren Mengen an offenen Arbeitsscheinen ein entsprechend zeitaufwändiger Vorgang. Ab sofort lassen sich in der Arbeitsschein-Übersicht mehrere offene Arbeitsscheine per Checkbox auswählen und mit der Aktion „Ausgewählte drucken" in einem Schritt als gemeinsames PDF ausgeben. Die Funktion steht aktuell für Arbeitsscheine im Status „Offen" zur Verfügung.

Die Debitorennummer wurde auf Rechnungen bisher selbst dann nicht angezeigt, wenn sie beim Kunden korrekt hinterlegt war – die dafür nötige Einstellung war nicht über die Konfigurationsoberfläche zugänglich und musste direkt in der Datenbank gesetzt werden, was in der Praxis dazu führte, dass die Debitorennummer bei nahezu allen Mandanten unsichtbar blieb. Ab sofort genügt es, die Debitorennummer beim Kunden zu hinterlegen, damit sie automatisch angezeigt wird – ohne zusätzliche Konfiguration. Sie erscheint sowohl in der Rechnungsansicht direkt unterhalb der Kundennummer als auch auf dem Rechnungs-PDF. Ist keine Debitorennummer hinterlegt, bleibt die Anzeige wie bisher leer.

Beim Versand einer Mahnung musste die zugehörige Original-Rechnung bisher manuell herausgesucht und separat mitgeschickt werden – ein zusätzlicher Aufwand, der dazu führte, dass Kunden Mahnungen teils ohne den dazugehörigen Beleg erhielten. Ab sofort wird die Original-Rechnung beim Mahnungsversand automatisch als Anhang beigefügt. Bezieht sich eine Mahnung auf mehrere Rechnungen, werden alle relevanten Rechnungen automatisch angehängt. Mahnungen enthalten damit ohne weiteres Zutun alle notwendigen Unterlagen.

Mit dem neuen Update 3.73.0 wurde die Navigation der fortytools-App überarbeitet und erscheint in einem neuen Design.

Um zu erfahren, wie viele Urlaubs- oder Krankheitsstunden ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum hatte, mussten Nutzer bisher auf eine andere Seite wechseln – etwa in die Auswertungen oder den Abwesenheitskalender. Ab sofort werden in der Seitenleiste der Zeiterfassung neben den bereits vorhandenen Boxen für geplante und erfasste Stunden auch die Urlaubs- und Krankheitsstunden angezeigt. Die Übersicht bezieht sich jeweils auf den gewählten Zeitraum – Tag, Woche, Monat oder andere – und aktualisiert sich automatisch, wenn der Zeitraum geändert wird. Damit sind alle relevanten Stundeninformationen auf einen Blick an einer Stelle verfügbar.

Mit dieser Funktion werden PDF-Anhänge gemeinsam mit der Rechnung zu einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt und per E-Mail versendet. Dadurch erhält der Empfänger alle relevanten Dokumente in einem zusammenhängenden PDF.

Wenn Sie Rechnungen aus Arbeitsscheinen erstellen, stehen Ihnen ab sofort verschiedene Optionen zur Verfügung. So können Sie flexibel entscheiden, welche Version des Arbeitsscheins als Grundlage für die Rechnung verwendet werden soll.

Ab sofort stehen Ihnen bei erledigten und geprüften Arbeitsscheinen zusätzliche Informationen zur Verfügung. Auf einen Blick erkennen Sie, welche Auftragsdokumentation der Mitarbeitende erfasst hat und wann der Arbeitsschein vom Mitarbeitenden zurückgemeldet bzw. erledigt wurde.

Die Auftragsnummer kann jetzt optional auf dem Arbeitsschein ausgegeben werden. Ist die entsprechende Option aktiviert, wird die Auftragsnummer als zusätzliche Metadaten-Zeile auf dem Arbeitsschein angezeigt.

Wer die Vorgabestunden eines Arbeitsscheins einsehen wollte, musste bisher den zugehörigen Auftrag oder die Arbeitsscheinleistung im Detail öffnen – ein schneller Überblick über mehrere Arbeitsscheine hinweg war dadurch nicht möglich. Ab sofort zeigt die Arbeitsschein-Übersicht eine eigene Spalte mit den Vorgabestunden, die direkt aus der im Auftrag hinterlegten Arbeitsscheinleistung stammen. Die Spalte ist in allen Statusschritten sichtbar, vom Entwurf bis zum abgerechneten oder stornierten Arbeitsschein. Im Tabellenfooter wird zusätzlich die Summe aller Vorgabestunden über die angezeigten Arbeitsscheine hinweg ausgewiesen.

Der Aufgabenbereich im ERP wurde vollständig überarbeitet. Offene und erledigte Aufgaben werden jetzt in klar strukturierten Tabellen dargestellt, die sich filtern und durchsuchen lassen – Schnellzugriffe ermöglichen häufige Aktionen direkt aus der Liste, ohne eine Aufgabe erst öffnen zu müssen. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Details in einem seitlichen Drawer, in dem sich alle Informationen einsehen und bearbeiten lassen. Erledigte Aufgaben können dort bei Bedarf wieder als offen markiert werden, etwa wenn noch Nacharbeit erforderlich ist. Neu ist außerdem die Möglichkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuwählen und über eine Aktionsleiste in einem Schritt zu bearbeiten – zum Beispiel Fälligkeiten anpassen, Zuständigkeiten ändern oder mehrere Aufgaben auf einmal als erledigt markieren. Aufgaben, die einer bestimmten Entität wie einem Mitarbeiter, Kunden oder Objekt zugeordnet sind, werden weiterhin gewohnt über die jeweilige Seite im ERP angelegt und erscheinen automatisch im zentralen Aufgabenbereich.

Bei einer großen Anzahl hinterlegter Kostenstellen war es bisher mühsam, eine bestimmte Kostenstelle zu finden – die Liste ließ sich weder durchsuchen noch nach Name sortieren, sondern zeigte die Einträge ausschließlich in fixer Reihenfolge nach Nummer. Ab sofort steht in den Einstellungen ein Suchfeld zur Verfügung, über das die Liste live nach Name oder Nummer gefiltert werden kann – unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Zusätzlich lässt sich die Liste per Klick auf den Spalten-Header alphabetisch nach Name sortieren, ein erneuter Klick kehrt die Sortierung um. Über das Sortier-Symbol der Spalte „Nummer" kann jederzeit zur ursprünglichen Sortierung zurückgekehrt werden. Liefert die Suche keine Treffer, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Bisher aktualisierten sich Inhalte in der App nur automatisch oder nach einem kompletten Neuladen – ob die angezeigten Daten noch aktuell waren, war nicht immer klar. Ab sofort können Nutzer auf den wichtigsten Übersichtsseiten der App – Dashboard, Einsatzdetails, Wochenübersicht sowie den Objekt- und Ticketlisten für Facility Manager – die Ansicht jederzeit manuell aktualisieren, indem sie von oben nach unten wischen. Während des Ladevorgangs erscheint ein Ladesymbol, eine kurze Animation bestätigt den erfolgreichen Abschluss. Damit Nutzer die neue Funktion auch entdecken, wird beim ersten Besuch einer betroffenen Seite einmalig eine kurze Hinweisanimation eingeblendet.