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Vorbereitende Buchhaltung für Gebäudereiniger und Betreuungsdienste

Viele kleine und mittelständische Firmen unterhalten keine eigene Buchhaltungsabteilung, sondern arbeiten mit einem externen Steuerberater zusammen. Dies ist meistens sinnvoller, da eine eigene Buchhaltung mehr Angestellte bedeutet, welche die Personalkosten erhöhen. Um dem Steuerberater die Arbeit zu vereinfachen und außerdem Kosten zu reduzieren, bietet sich die sogenannte vorbereitende Buchhaltung an. Was es dabei alles zu beachten gibt, erfahren Sie hier bei uns.

Wenn ihr Betrieb über keine eigene Buchhaltung verfügt, arbeiten Sie höchstwahrscheinlich mit einem Steuerberater zusammen, welcher die Buchungen und die monatliche Aufstellung ihrer Finanzen übernimmt. Um diese Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten, bietet es sich an, die an Ihren Berater weiterzuleitenden buchungs- und steuerrelevanten Unterlagen zu ordnen. Außerdem sollten Sie diesen konkret Fragen, auf welche Facetten der vorbereitenden Buchhaltung er Wert legt. Auf diesem Wege verringern Sie den Arbeitsaufwand und letztendlich die Ihnen vom Steuerberater berechneten Kosten. 

Vorbereitende Buchhaltung bedeutet also Grundsätzlich, Belege vorzusortieren, sie den jeweiligen Konten und ihren Auszügen zuzuordnen und mit den notwendigen, steuerrelevanten Informationen zu versehen. Außerdem empfiehlt es sich, sämtliche Belege so schnell wie möglich zu digitalisieren.  Dafür reicht eine einfache Bürokraft, oder Sie übernehmen diese Aufgabe selbst. Ein Fachmann ist nicht vonnöten und im Zweifelsfall wird der Steuerberater nachfragen. Die hierbei zu sortierenden Dokumente sind u.a. Lieferscheine welche als Rechnungen fungieren, Reisekosten- und Lohnabrechnungen, sowie Ausgangs- und Eingangsrechnungen 

Es ist wichtig, dass alle vom Steuerberater benötigten Informationen vor der Übergabe der Dokumente (sei es analog oder digital) überprüft und im Zweifelsfall nachgetragen werden. Hierzu gehört auch der Prozess der Kontierung. Hierbei wird der Beleg mit der vierstelligen Nummer des gebuchten Kontos versehen, damit der Steuerberater weiß, welche Zahlungen zu welchem Buchungskonto gehört. Dies ist vor allem bei der Aufbewahrung von Papierbelegen nötig. Es bietet sich an, die Belege hinter dem monatlichen Auszug des gebuchten Kontos zu sammeln. Wenn Sie über eine entsprechende Software verfügen, übernimmt diese bei der digitalen Archivierung die Vorkontierung automatisch.

Digitale Belege und Steuerberaterzugang

Wie bereits erwähnt bietet sich die Digitalisierung aller eingehenden Dokumente an, um die Prozesse der Buchhaltung zu vereinfachen. Auch digitale Belege müssen GoBD-konform gespeichert werden, mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Beitrag zur Dokumentationspflicht von Rechnungen nach den GoBD.  Bei Betriebsprüfungen wird auf diesem Wege viel Zeit gespart, da die Suchfunktionen den Prüfern die Arbeit erleichtern (achten Sie hierbei auch tunlichst darauf, alle relevanten E-Mails GoBD-konform zu archivieren).

Die digitale Archivierung schafft auch deutliche Vorteile für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, häufig wird die vorbereitende Buchhaltung durch die Funktionen der Verwaltungsprogramme deutlich vereinfacht. Außerdem kann dem Steuerexperten auf diesem Wege Zugang zu den infrage kommenden Dokumenten erteilt werden, welche dieser dann direkt abrufen und verarbeiten kann. Verzögerungen durch Postversand oder Kuriereinsätze sind passé. Auch Fortytools bietet einen einfachen und sicheren Steuerberater Zugang, mehr dazu erfahren Sie hier.

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