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Abwesenheitsnotizen, Anrufbeantworter und Virtuelles Sekretariat für Betreuungsdienste und Gebäudereiniger – Was brauche ich in welcher Situation?

Man ist nicht immer zu erreichen, das kann verschiedene Gründe, wie z.B. einen Kundentermin, Urlaub oder Krankheit, haben. Um in solchen Situationen nicht die Kunden lange auf eine Antwort warten zu lassen, zu vertrösten und durch ausbleibende Rückmeldung eventuell sogar zu verlieren, bieten sich verschiedene Lösungen an. So kann trotzdem auf deren Bedürfnisse eingegangen bzw. diesen wenigstens zeitnah geantwortet werden. 

Bei den drei hier behandelten Lösungen handelt es sich um die automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail, den Anrufbeantworter (AB) und welche Informationen die dort aufgespielte Nachricht enthalten sollte, sowie das virtuelle Sekretariat.

Abwesenheitsnotizen per Autoresponder

Die automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail ist ganz simpel. Wenn bei Ihnen eine E-Mail Anfrage eingeht, wird auf diese automatisch mit einer vorher erstellten Nachricht geantwortet. Diese sollte kurz und präzise sein, bereits der Betreff sollte einfach „Abwesenheitsnotiz“ heißen. Die eigentliche Notiz sollte auf freundliche Art (am besten bedanken Sie sich am Anfang für die Anfrage des Kunden oder Interessenten) die wichtigsten Infos zur Abwesenheit enthalten. Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei:

  • Zeitraum der Abwesenheit (von wann bis wann)
  • Wird die Anfrage weitergeleitet
  • Wenn ja: wer vertritt Sie in ihrer Abwesenheit, hierbei sollten Kontaktdaten mitgeteilt werden
  • Wenn nicht: ab wann kann mit einer Bearbeitung der Anfrage gerechnet werden

Es ist außerdem wichtig, die Notiz so formell wie möglich und nicht zu privat zu halten. „Wie ihr alles wisst, bin ich bis zum 14.7. an der Ostsee“ ist hierbei nicht angebracht, lieber „bis zum 15.7. (oder dem nächsten Werktag) bin ich leider nicht in der Lage, Ihre Anfrage zu beantworten/ich kann Ihre Anfrage erst ab dem 15.7. bearbeiten, werde dem allerdings so schnell wie möglich nachkommen“.

Falls Sie bisher E-Mails ohne Signatur verschicken, sollten Sie eine aufsetzen und auch in den Abwesenheitsnotizen verwenden.

Die Notiz kann übrigens auch für Nachrichten-Buttons auf Webseiten eingestellt werden. Bei diesen reicht häufig bereits ein Hinweis auf die Abwesenheit und eine Nachricht wie etwa „wir bedanken uns für Ihr Interesse und melden uns so bald wie möglich bei Ihnen“

Abwesenheitsnotizen können Sie, mit dem entsprechenden Zeitraum, direkt in ihrem E-Mail-Programm, wie z.B. Outlook, einstellen. Die Abwesenheitszeitpunkte Ihrer Mitarbeiter können Sie übrigens ganz bequem bei unserem Abwesenheitskalender einsehen. 

Sollten Sie Ihren Urlaub zur Erholung nutzen wollen, sollten Sie entweder die Handynummer aus der Abwesenheitsnotiz herauslassen oder eine, auch von Mitarbeitern genutzte, Firmen Handynummer angeben.

Anrufbeantworter

Der AB ist eine seit Jahrzehnten genutzte Hilfe für private und geschäftliche Anrufe in Abwesenheit, auch jedes Mobiltelefon verfügt über diese Funktion, obgleich viele Leute diese ausstellen. Wie der AB funktioniert, müssen wir hier also nicht behandeln. Jedoch gibt es beim Text für den AB einiges zu beachten. Grundsätzlich sollte dieser so geschaltet sein, dass er sich direkt nach dem ersten Klingeln anschaltet. Der Kunde sollte nicht lange warten müssen, sondern sofort Klarheit darüber haben, dass er zu diesem Zeitpunkt nur die Maschine an den Hörer kriegt.

Sollten Sie eine Abwesenheitsnachricht auf den AB sprechen wollen, sollte auf Musik verzichtet werden. Sprechen Sie einfach die wichtigsten Infos auf das Band. Hierbei sollte, selbstverständlich, auf eine kurze Begrüßung und eine deutliche Aussprache geachtet werden. Danach sollte eine kurze Begründung folgen. Hierbei kann es sich um einen Anruf außerhalb der Öffnungszeiten, einen Arbeitseinsatz Ihrerseits oder einen Moment der Unerreichbarkeit handeln. 

Der Kunde sollte dann darum gebeten werden, seinen Namen und die Telefonnummer zu hinterlassen, um zu wissen, um wen es sich handelt und wo dieser zu erreichen ist. Hierbei kann der Hinweis „wir rufen Sie so bald wie möglich zurück“ nicht schaden.

Eine brauchbare Zusatzinformation stellt ein Hinweis auf Ihren Internetauftritt dar. Mit „unsere Öffnungszeiten und Notfall Nummer können Sie auch unter www.fortytools.com einsehen“ schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe und sparen wertvolle Sekunden der AB Aufnahme. Das ist deutlich besser als die Öffnungszeiten zusätzlich aufzuzählen. Die Notfallnummer, wenn vorhanden, sollte allerdings trotzdem Teil des aufgesprochenen Textes sein, der Hinweis auf die Webseite bietet hierbei nur zusätzliche Sicherheit für den anrufenden Kunden.

Die Unterschiede zwischen einem längeren Zeitraum und der vorübergehenden Unerreichbarkeit sind gar nicht so groß. Im ersten Fall können, ähnlich der E-Mail-Notiz, die Eckdaten Ihrer Abwesenheit genannt und alternative Kontaktkanäle oder die Nummern der zuständigen Mitarbeiter angegeben werden. Bei Abwesenheit wegen Urlaub können Sie außerdem ihr Rückkehrdatum einfach in die Verabschiedung mit einbauen, z.B. „ich bedanke mich für Ihren Anruf und bin ab dem 15.7. wieder für Sie da“. Sollten Sie eine Rufumleitung auf ihr Handy haben, aber gerade nicht erreichbar sein, dann sagen Sie, dass es sich um Ihre persönliche Geschäftsnummer handelt. 

Bevor Sie den Text aufs Band sprechen, empfehlen wir, diesen erst einmal aufzuschreiben, einem Mitarbeiter vorzulesen und zusätzlich noch jemandem am Telefon vorzutragen, um Fehler zu korrigieren. Bei der Aufnahme selbst sollten Sie Unterbrechungen vermeiden und den Text ruhig und sicher aufsagen. Es empfiehlt sich immer, wenn Sie oder ein Mitarbeiter den Text auf den AB sprechen. Professionelle Ansager wirken meistens fehl am Platz.

Virtuelles Sekretariat

Von den hier behandelten Optionen für Ihre Abwesenheit, ist das virtuelle Sekretariat die all-inclusive Lösung. Denn der hiermit beauftragte Anbieter wird alle Aufgaben wie E-Mails beantworten, Telefonservice und Terminplanung für Sie übernehmen. Denken Sie hierbei an den klassischen Aufgabenbereich von Sekretärinnen und Sekretären, nur das dieser ausgelagert, sprich nicht vor Ort in Ihrem Unternehmen, sondern im Büro des Anbieters ausgeführt werden. So werden Kunden über Ihre Abwesenheit informiert, die nach Ihrer Rückkehr anstehenden (neuen) Termine eintragen und verwaltet und der E-Mail-Verkehr auf dem Laufenden gehalten. Auch die Post kann auf das gebuchte Sekretariat umgeleitete werden. Einige Anbieter scannen auch Ihre Dokumente und legen einen digitalen Aktenschrank für Sie an. 

Welche Leistungen Sie letztendlich in Anspruch nehmen, hängt, selbstverständlich, von Ihnen ab, häufig werden verschieden Pakete angeboten. Prüfen Sie hierbei 2-3 Angebote von verschiedenen Dienstleistern und schauen Sie, welches am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Selbstverständlich können diese vorübergehend verwendeten Lösungen, der AB und das virtuelle Sekretariat auch ein ständiger Teil ein ständiger Teil ihres Unternehmens werden. Bei ersterem bietet sich die Benutzung für Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten oder für Kunden, welche statt der Notfall- die „normale“ Telefonnummer anrufen, an. Das virtuelle Sekretariat ist vor allem dann permanent nützlich, wenn Sie mehr Wert darauf legen sich ums eigentliche Geschäft zu kümmern, aber auch kein eigenes, festes Sekretariat in Ihrem Unternehmen brauchen. 

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