Ist Ihre Rechnungsstellung GoBD-konform?
Seit dem 1. Januar 2017 gelten die GoBD in vollem Umfang. Diesen Satz dürfte so gut wie jeder Unternehmer in den letzten Wochen einmal gehört haben. Doch was heißt GoBD eigentlich? Wen betreffen die neuen Regelungen des Bundesfinanzministeriums und was ändert sich ganz konkret für Reinigungsunternehmen?
"GoBD": Buchführung im digitalen Zeitalter
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die neuen Regeln für die elektronische Buchführung lösen die bisherigen von 1995 (GoBS) und 2002 (GDPdU) ab bzw. führen diese zusammen.
Grob vereinfacht passen die GoBD die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an die elektronische Buchführung an. Heißt: Sie erklären, wie steuerrelevante Dokumente, die mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden, im heutigen digitalen Zeitalter auszusehen haben. Verschärft wurden die Vorgaben dabei hauptsächlich in den folgenden drei Bereichen:
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen
- Unveränderbarkeit und Vollständigkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
Vorrangig betroffen: Bargeschäfte und Kassensysteme
Vor allem für Einzelhändler und Gastronomen bedeuteten die Änderungen deshalb einiges an Umstellungen. So erfüllten z. B. alte Registrierkassen nicht länger die Vorgaben der GoBD, da sie eben nicht – wie vorgeschrieben – in der Lage waren, alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
Dementsprechend dürfen Gewerbetreibende nun seit Anfang des Jahres nur noch elektronische (Registrier-)Kassen verwenden, die sämtliche Geschäftsvorfälle elektronisch speichern und eine nachträgliche Änderung von Belegen unmöglich bzw. Korrekturen ersichtlich machen.
GoBD-konforme Rechnungsprogramme als Lösung - Office-Formate höchst problematisch
Doch auch jeder Unternehmer sollte sich fragen, ob er die neuen Vorgaben vollständig erfüllt. Denn ein Verstoß gegen die GoBD kann im schlimmsten Fall zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen. Glücklicherweise deckt ein Großteil der heutigen Rechnungsprogramme die GoBD-Anforderungen ab. So ist mit einer gut durchdachten Büro-Software z. B. sowohl die Unveränderbarkeit erstellter Rechnungen als auch deren digitale Archivierung garantiert.
Im Gegensatz dazu stellen leicht änderbare Office-Programme eine Art ‚rotes Tuch‘ für die Finanzverwaltung dar. Dafür, dass sie keine lückenlose Änderungs-Historie gewährleisten, wurden sie auch bereits explizit problematisiert. In anderen Worten: Die Erstellung von Rechnungen mit Word & Co. stellt spätestens seit Einführung der GoBD keine Option mehr dar.
Mit einer Büro-Software wie Fortytools, die eine GoBD-konforme Rechnungsstellung ermöglicht, sind Sie hingegen auf der sicheren Seite. Die Archivierung der erstellten Rechnungen ist ebenso gewährleistet wie die Unveränderbarkeit der steuerrelevanten Dokumente. Eine einmal fertig gestellte Rechnung kann bei uns nachträglich nicht mehr geändert werden. Auch wenn es auf den ersten Blick umständlich erscheint: In diesem Fall ist die einzig korrekte Vorgehensweise die Erstellung einer Rechnungskorrektur und die anschließende Neuerstellung der Rechnung.
Fazit: Sinnvoll, die eigene Buchführung auf GoBD-Konformität überprüfen
Obwohl die GoBD-Neuerungen vorrangig Kassensysteme betreffen, ist es auch für Unternehmen sinnvoll, Zeit in eine einmalige Überprüfung der eigenen Buchführung und Rechnungsstellung zu investieren: Ist diese ordnungsgemäß und GoBD-konform? Erfüllen die Vorgänge im Unternehmen die neuen Vorgaben hinsichtlich Verfahrensdokumentation, elektronischer Archivierung und den Datenzugriff der Finanzbehörden? Bei diesem Thema sollten Sie lieber einmal zu viel als einmal zu wenig Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten.
