Fortytools-Blog mit News für Handwerker und Dienstleister

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Verbesserte Benutzer- und Mitarbeiterverwaltung

Das letzte größere Fortytools-Update hat einige Verbesserungen für Sie hervorgebracht. Sie können Ihre Benutzer jetzt so anlegen, dass sie gleichzeitig Fortytools als Büromitarbeiter nutzen können und als Mitarbeiter für die Einsatzplanung und Zeiterfassung geführt werden.

Bis vor Kurzem waren Fortytools und die Fortytools Disposition zwei getrennte Anwendungen. Vor unserem letzten größeren Update benutzten diese zwei getrennte Datenbanken. Wir mussten also im Hintergrund immer die Änderungen an Ihren Stammdaten wie Kunden, Objekten und Mitarbeitern von Fortytools zu Fortytools Dispo rüberschaufeln.

Das war aus verschiedenen Gründen unpraktisch: Es war für uns schwieriger, neue Funktionen zu entwickeln, die mit Daten aus beiden Anwendungen arbeiten und es konnte vereinzelt zu Übertragungsfehlern kommen. So konnte ein in Fortytools deaktivierter oder gelöschter Mitarbeiter zum Beispiel trotzdem noch in Fortytools Dispo auftauchen.

Auch auf die Fragestellung: "Ich habe hier einen Mitarbeiter, der teilweise im Büro und teilweise direkt beim Kunden tätig ist. Sollte ich diesen nun als Benutzer für Fortytools oder als Mitarbeiter für die Disposition anlegen?" können wir mittlerweile die richtige Antwort geben: Einmal anlegen und dann diesem Mitarbeiter beide Funktionen zuweisen.

Denn die Unterscheidung zwischen "Benutzern" und "Mitarbeiter" wurde im Zuge des Updates komplett aufgehoben. Statt zweier getrennter Listen gibt es jetzt nur noch eine Liste mit allen Personen, die in Ihrem Unternehmen tätig sind. Ziel des Ganzen: die Verwaltung der Mitarbeiter des Unternehmens deutlich zu vereinfachen.

Wenn nun ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt, kann über die Benutzergruppen bequem und einfach gesteuert werden, welche Rechte er bekommen soll - und zwar entsprechend der Funktion, die er ausüben wird. Handelt es sich um einen externen Mitarbeiter, der sich lediglich einloggen soll, um online seine Zeit zu erfassen, würde er der Gruppe "Benutzer" zugeordnet. Handelt es sich hingegen um einen Disponenten oder kaufmännischen Mitarbeiter, würde diese Gruppierung ausgewählt.




Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen kann der Zugang selbstverständlich unkompliziert deaktiviert werden - und der Mitarbeiter taucht anschließend auch nicht mehr in der Einsatzplanung der "Dispo" auf.

Wie Sie in der neuen Benutzerführung einen Login für einen Mitarbeiter zur selbständigen Zeiterfassung vergeben, können Sie in unserem Handbuch im entsprechenden Abschnitt „Der Mitarbeiterzugang“ unter dem übergeordneten Punkt Disposition -> Zeiterfassung nachlesen.

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