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Wohin mit dem Resturlaub?

Entgegen der verbreiteten Vermutung, dass Resturlaub immer erst am 31. März des darauffolgenden Jahres erlischt, ist dies nicht immer der Fall. Denn eigentlich ist vorgesehen, dass der Urlaub innerhalb des entsprechenden Kalenderjahres genommen wird. Welche Ausnahmen es gibt und worauf Sie als Arbeitgeber achten müssen, erfahren sie hier.

Das Bundesurlaubsgesetz legt fest, dass der Jahresurlaub grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres verfällt. Ausnahmen können nur betrieblicher, z.B. Erkrankung von Mitarbeitern oder ein erhöhter Arbeitseinsatz, oder persönlicher Natur, z.B. Erkrankung währende des Urlaubs, sein. Das Gesetz besagt hierzu: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

Weitere Gründe für die Übertragung des Resturlaubs auf das nächste Kalenderjahr sind Tarifvereinbarungen und entsprechende Klauseln in den individuellen Arbeitsverträgen. 

Der Europäische Gerichtshof hat die Regeln allerdings zu Gunsten der Arbeitgeber angepasst. Als Arbeitnehmer müssen Sie ihre Angestellten in schriftlicher Form auf den Verfall des Jahresurlaubs, ob nun am 31.12. oder am 31.3., hinweisen. Sollten sie die Belehrung vergessen, dann verfällt der Resturlaub nicht!


Mitarbeiter informieren

Dem können Sie entgegenwirken, wenn Sie Ihren Mitarbeitern z.B. zu Jahresbeginn die ihnen zustehenden Urlaubstage mitteilen und diese über die möglichen Folgen nicht beantragter bzw. wahrgenommener Urlaubstage informieren (u.a. deren Erlöschen zum 31.12.). In der zweiten Jahreshälfte sollte noch einmal auf die Endlichkeit der Urlaubstage hingewiesen werden, gesetzestreu auch wieder in schriftlicher Form, um im Zweifelsfall einen Nachweis der eingehaltenen Hinweispflicht liefern zu können.

Das gesetzliche Mindestmaß an Urlaubstagen beträgt jährlich mindestens 24 Werktage, dies kann allerdings je nach Arbeits- oder Tarifvertrag variieren. Arbeitnehmer können also Anspruch auf mehr als 24 Werktage haben.  

Wichtig ist es, sich darüber im Klaren zu sein, dass jeder, ins nächste Kalenderjahr übertragene, Urlaubstag eine Rückstellung in Ihrer Bilanz bedeutet. Dies ist für den Fall, dass Mitarbeitern mit Resturlaub gekündigt wird, nötig. Das hat zur Folge, dass der zu versteuernde Gewinn niedriger ausfällt. Die Höhe der zu erfassenden Rückstellungen hängt vom Urlaubsentgelt ab, Sie können hierbei entweder einen Durchschnittswert für alle Mitarbeiter errechnen, oder den Rückstellungswert für jeden Mitarbeiter einzeln erstellen.


Sonderfälle

Sonderfälle wie Krankheit, Schwangerschaften, Kündigungen oder das Ableben eines Mitarbeiters haben im Falle des Resturlaubs per Gesetz einen Sonderstatus.

Langzeiterkrankte Angestellte habe ein Recht auf Resturlaub bis einschließlich 31. März des übernächsten Jahres, es kann also bis hin zu 2 Jahren dauern, dass der Resturlaub wahrgenommen wird. Damit einher geht die Nötigkeit von entsprechenden Rückstellungen im Zusammenhang mit der Bilanz.

Bei Schwangerschaft werden die ausstehenden Urlaubstage wiederum auf den Zeitraum nach der genommenen Elternzeit übertragen. Eine Schwangerschaft ist somit kein Grund Resturlaub nicht zu gewähren. Denn auch wenn „das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt“ wird muss der Arbeitgeber den angefallenen Resturlaub genehmigen (§17, Abs. 2, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). 


Recht auf Auszahlung

Kündigungen im Zusammenhang mit Resturlaub sind eine besondere Angelegenheit, denn hierbei kann es, bei gegebenen Umständen, zu einer Auszahlung der nicht genommenen Erholungszeit kommen. Wenn ein ordentlich gekündigter Mitarbeiter (mehr dazu in unserem Blogbeitrag „Ordentliche Kündigung von Angestellten“) länger als 6 Monate im Betrieb war, hat er automatisch Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Wenn er ob der Kündigung nicht mehr alle Urlaubstage wahrnehmen kann, müssen diese vergütet werden. Hierbei ist der Zeitpunkt der Kündigung wichtig. Vor dem 1. Juli liegt der Anspruch bei einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem, im Betrieb verbrachten, Monat. Wenn also zum 31. März gekündigt, dann sind es drei Zwölftel des Jahresurlaubs.

Auch bei fristlosen Kündigungen kann es Anspruch auf Auszahlungen geben. Der Arbeitnehmer wird in diesen Fällen entweder in den bezahlten Urlaub geschickt oder aber direkt finanziell für den Resturlaub entschädigt. In beiden Fällen sind sie dazu verpflichtet den im laufenden Kalenderjahr genommenen Urlaub des gekündigten Angestellten zu bescheinigen.

Ansonsten gibt es kein Recht auf entgeltlichen Ausgleich für den Resturlaub. Neben den Kündigungen ist das Ableben der einzige Fall in dem eine finanzielle Entschädigung ausgezahlt werden muss. Hierbei haben die Erben ein Anrecht auf die Auszahlung des angefallenen Resturlaubs.

In jedem Fall ist man als Arbeitgeber immer dazu verpflichtet, die Mitarbeiter auf den Verfall des Resturlaubs hinzuweisen. Nur dann verfällt auch der Anspruch auf Übertragung oder finanziellen Ausgleich bei angesammelten Resturlaub.


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