Ab dem 1. Januar 2023 lösen elektronische Krankschreibungen die bisher gängigen „Gelben Zettel“ als Nachweis für den Ausfall von Arbeitskräften ab. Das bedeutet weniger Papierkram, aber auch einige Umstellungen für Unternehmen. Alles Wissenswerte zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfahren Sie hier bei uns im Blog.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkasse

Arbeitnehmer müssen keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei krankheitsbedingten Ausfällen mehr vorzeigen. Denn ab dem 1. Januar 2023 werden die Nachweise durch elektronische Daten ersetzt.

Die Krankschreibung auf telefonischem Wege gilt 2024 weiterhin für Arbeitnehmer*innen mit leichten Erkrankungen und „absehbaren Verlauf“. Der gelbe Schein wird also nicht wieder eingeführt, da die behandelnde Arztpraxis sowie die zuständige Krankenkasse weiterhin direkt die Daten an den Arbeitgeber übermitteln. Die hier aufgeführten Informationen bleiben aktuell.

Unfähigkeitsbescheinigungen gehen direkt an die Krankenkassen

Die Daten werden direkt von den Ärzt*innen an die jeweiligen Krankenkassen übermittelt. Die Arbeitnehmenden informieren die Arbeitgeber*innen lediglich und diese können die Daten dann direkt bei den Krankenkassen online abrufen. Der Zwischenschritt, die Krankschreibungen in Papierform abzuholen und einzureichen, entfällt damit.

Umstellung der Erfassung von Fehlzeiten nötig

Dies bedeutet allerdings auch, dass Sie und Ihr Unternehmen auf die reibungslose Kommunikation mit den Krankenkassen vorbereitet sein müssen. Denn nun muss auf eigenes Betreiben die nötige Information abgerufen werden, um Fehlzeiten zu erfassen und in die Entgeltabrechnungen zu übertragen.

Auch eventuelle externe Steuerberater müssen nun darüber informiert werden, welche Mitarbeiter*innen krankgeschrieben sind und wie lange dies der Fall ist. Dies gilt vor allem für jene, die krankheitsbedingt länger als drei Tage fehlen.

Arbeitnehmende informieren Arbeitger*innen

Die krankgemeldeten Arbeitnehmer*innen müssen Sie selbstverständlich trotzdem über ihr Fehlen informieren. Bisher ist eine Frist von drei Tagen gesetzlich festgelegt, ab der eine Krankmeldung vorgelegt werden muss, Sie können allerdings auch auf eine Vorlage ab dem ersten Tag bestehen. Ab dem 1. Januar 2023 gilt dann nur noch die Informationspflicht. Auf Basis dieser werden dann die entsprechenden Fehlzeiten und Bescheinigungen bei der Krankenkasse abgerufen.

Welche Daten sind erforderlich?

Die von den Krankenkassen bereitgestellten elektronischen Daten müssen folgende Informationen enthalten:

• Name des/der Mitarbeiter*in
• Beginn und voraussichtliches Ende der Ausfallzeit
• Datum der Erfassung der Arbeitsunfähigkeit
• Erst- oder Folgemeldung des Ausfalls
• Angaben zu möglichem Ausfall durch einen Arbeitsunfall

Elektronische Erfassung nur für gesetzlich Versicherte, was ist mit Privatversicherten?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist allerdings nur für gesetzlich Versicherte Mitarbeiter*Innen gültig, Privatversicherte reichen nach wie vor den „Gelben Zettel“ ein. Dies erleichtert nicht unbedingt die Arbeit der Abrechnungsabteilung, ist aber bisher vom Gesetzgeber nicht vereinheitlicht worden. Sie gilt auch für Minijobber, weshalb es sich anbietet, dass diese ihre entsprechende Krankenversicherung zusammen mit allen anderen persönlichen Daten angeben.

Minijobber

Auch für Minijobber*innen wird die Krankmeldung künftig online bei der Krankenkasse abgefragt. Arbeitgeber*innen kommunizieren dann also nicht mehr nur mit der Minijob-Zentrale, weshalb die entsprechende Krankenversicherung zusammen mit allen anderen persönlichen Daten direkt bei Einstellung abgefragt werden sollte.

Was passiert mit dem Gelben Zettel?

Die krankgeschriebenen Mitarbeiter*Innen haben, nach wie vor, ein Anrecht auf eine Krankschreibung in Papierform, welche ihnen als Nachweis für den Arbeitsausfall dient und auch als solcher weiterhin anerkannt wird.

Der Umstieg auf das neue elektronische Erfassungssystem von Arbeitsausfällen ist übrigens schon jetzt möglich, unser Tipp: Je früher Sie umstellen, desto besser, damit das neue Jahr keine negativen Überraschungen bereithält!