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Lohnabrechnung im Handumdrehen selber machen

Für kleine und mittelgroße Unternehmen ist das Thema Lohnabrechnung oft mit großen Kosten und Mühen verbunden. Immer häufiger wird die Lohnabrechnung deshalb mit Hilfe moderner Online-Softwareprogramme erledigt.

Häufig ein lästiger Zeit- und Kostenfaktor: die Lohnabrechnung


Die Lohnabrechnung selber zu erledigen ist für kleine und mittelständische Unternehmen meist mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden. Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge müssen berechnet, Sonderfälle und Gesetzesänderungen berücksichtigt werden. Da es viele Unternehmen nicht schaffen, sich damit neben dem laufenden Geschäft in Ruhe zu befassen, lassen sie die Lohnabrechnung extern machen. Die beauftragten Lohnbüros übernehmen dann zwar die komplette Abrechnung -  für das Unternehmen bedeutet das aber einen zusätzlichen Kostenfaktor. Und einen Zeitaufwand hat man nach wie vor.

Kosten entstehen, da externe Dienstleister pro Mitarbeiter und Monat zwischen 6,50€ und 13€ für die Abrechnung verlangen. Die Lohnbüros lassen sich ihr Expertenwissen zu den zahlreichen Regelungen, Gesetzen und Berechnungsparametern bezahlen. Neben diesem Aspekt kommt aber noch ein weiterer hinzu: Trotz der Ausgliederung fallen weiterhin Personalkosten im Unternehmen an. Denn die notwendigen Unterlagen müssen jeden Monat aufs Neue aufbereitet und übermittelt, Änderungen und Einzelfälle müssen abgestimmt und die erstellten Abrechnungen abschließend überprüft werden.

Desktop-Programme meist keine Alternative

Das viele Hin und Her und die teils langwierigen Abstimmungen führen oft zu langen Wartezeiten bei der externen Lohnabrechnung. Dennoch ist es für die meisten Unternehmen keine Alternative, die Lohnabrechnung zum Beispiel mit Hilfe eines Desktop-Programms selber zu machen. Denn häufig bedeutet dies zum Einen hohe Kosten für Installation und Betreuung des Programms. Zum Anderen gibt es immer wieder Probleme, weil die Programme weder mit allen Betriebssystemen kompatibel noch besonders benutzerfreundlich sind. Insbesondere für Anwender ohne explizites Know-How erweisen sich diese Programme oft eher als Hürde denn als Hilfe, weshalb sie für kleine und mittlere Unternehmen meist keine Lösung sind.

Online-Lohnabrechnungen bieten viele Vorteile


Eine attraktive Alternative hierzu stellt die Online-Lohnabrechnung dar. Anders als bei Desktop-Programmen werden hier alle Daten online gespeichert, wodurch die oft kostspielige Server-Infrastruktur hinfällig ist. Der sichere Zugang erfolgt über den Internet-Browser, was bedeutet, dass das hauseigene EDV-System keine besonderen Voraussetzungen erfüllen muss. Und: Bei Bedarf kann die Lohnabrechnung auch von Zuhause erledigt werden. Nicht zuletzt sind Online-Lösungen technisch und inhaltlich jederzeit auf dem neuesten Stand.

Ziel ist es, die Lohnabrechnungen im eigenen Unternehmen schnell, korrekt und sicher zu erstellen. Dadurch, dass ein Mitarbeiter die Daten direkt ins System eingibt, entfallen Abstimmungsprobleme und Korrektur-Runden mit dem externen Dienstleister. Das Programm fragt die relevanten Informationen schrittweise ab und erstellt die Lohnabrechnung dann automatisch nach den gesetzlichen Vorschriften. Die erforderlichen Meldungen werden direkt an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger geschickt und nach der Abrechnung werden alle benötigten Formulare ausgefüllt zur Verfügung gestellt. Dank einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung werden auch hier alle notwendigen Schritte gleich mit erledigt.

Einfacher ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung kaum denkbar.

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Mehr zur Kooperation zwischen Fortytools & Sage lesen Sie in weiteren Artikeln der Kategorie „Lohnabrechnung“ sowie auf unserer Website.

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