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Neues Jahr, neue Rechnungsnummern?

Rechnungsnummern fortlaufend nach dem Jahreswechsel vergeben?

Das neue Jahr steht vor der Tür. Weshalb jeder, der seine Rechnungsnummern stets mit dem aktuellen Jahr beginnen lässt, derzeit die entsprechenden Einstellungen hierfür vornimmt. Sprich: Man stellt in seinem System ein, dass die erste Rechnung, die im neuen Jahr geschrieben wird, auch wirklich mit der Jahreszahl des neuen Jahres beginnt.

Rechnungsnummern lassen sich in gängiger Software für Handwerker und Dienstleister über die sogenannten Nummernkreise bestimmen. Lesen Sie im Folgenden, wann es Sinn macht, seine Rechnungsnummern systematisch zu vergeben. Und warum es genau so in Ordnung ist, einfach bei Nummer 1 anzufangen und von da fortlaufend durchzunummerieren.

Prinzip der Einmaligkeit von fortlaufenden Rechnungsnummern


Was gibt es eigentlich für Vorgaben, was Rechnungsnummern angeht? Zum einen gehören Rechnungsnummern zu den Pflichtangaben auf Rechnungen, d. h. auf jeder Rechnung muss eine Rechnungsnummer zu finden sein. Zum anderen darf diese nur einmal vergeben werden – hierbei handelt es sich um das sogenannte „Prinzip der Einmaligkeit“. Alle weiteren Vorgaben bzgl. des Nummernsystems von Rechnungen finden sich gesammelt in §14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes.

Eine weitere wichtige Vorgabe ist die, dass Rechnungsnummern einem nachvollziehbaren System entsprechen müssen. Das heißt soviel wie: Jemand Externes, z. B. das Finanzamt, muss die Buchhaltung eines Unternehmens mit Hilfe der Rechnungsnummern nachvollziehen können. Dies ist u. a. wichtig, damit das Finanzamt bei einer potentiellen Prüfung sehen kann, wie viele Rechnungen in einem Unternehmen im Laufe eines Jahres geschrieben wurden.

Mit welcher Rechnungsnummern soll ich beginnen?


Oberstes Credo bei der Vergabe der Rechnungsnummern sollte also die Nachvollziehbarkeit sein. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, einfach bei Rechnungsnummer 1 zu beginnen und ab da fortlaufend durchzunummerieren.

Der einzige „Haken“ an dieser Sache: Ein Existenzgründer, der sich gerade selbständig gemacht hat und seine allerersten Rechnungen schreibt, möchte mit der Rechnungsnummer 1 evtl. nicht unbedingt als „Newcomer“ erkannt werden. In diesem Fall spricht rein gar nichts dagegen, einfach mit einer höhren Rechnungsnummer zu beginnen und so zu tun, als hätte man schon 250 Rechnungen geschrieben.

Wieder andere Unternehmen möchten zumindest, dass die Rechnungsnummer mit dem jeweiligen Kalenderjahr anfängt, sprich 2015-0001, 2015-0002 usw. Gegen solch eine Nummerierung spricht auch von Seiten des Gesetzgebers nichts. Laut §14 UStG ist es bei der Erstellung der Rechnungsnummer zulässig, „eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden“. Eine Nummerierung wie 20170001 für die 1. Rechnung 2017 ist also laut §14 UStG völlig in Ordnung.

Nummernkreise für das neue Jahr in Fortytool anpassen


Wie Sie in Fortytools die Nummernkreise für Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine individuell einstellen, können Sie Schritt für Schritt in unserer Online-Hilfe im Absatz Nummernkreise nachlesen – oder sich in unserem kurzen Erklär-Video anschauen:

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