Vorher / Nachher
Vom Papierstapel zum digitalen Nachweis
Was sich im Alltag Ihres Teams konkret ändert
Mit Nachweisen auf Papier
- Zeiten werden handschriftlich in Vordrucke eingetragen
- Unterschriften fehlen, sind unleserlich oder kommen zu spät
- Nachweise müssen eingesammelt, sortiert und kopiert werden
- Fehler fallen erst bei der Abrechnung auf – oft Wochen später
- Jede Korrektur bedeutet Nachfragen bei Kunde und Mitarbeitenden
Mit digitalen Leistungsnachweisen
- Der Nachweis entsteht automatisch aus der erfassten Zeit
- Der Kunde unterschreibt sofort auf dem Gerät, mit Zeitstempel
- Alles landet direkt in der Kundenakte – nichts geht verloren
- Fehlende Angaben fallen sofort auf, nicht erst zum Monatsende
- PDFs für die Krankenkasse sind mit einem Klick exportiert
So funktioniert der digitale Leistungsnachweis
Zeiterfassung in der App
Ihr Mitarbeitender erfasst die Arbeitszeit mit der mobilen App – sei es über die Stoppuhr oder durch manuelles Eintragen der Zeiten. Die erfasste Zeit wird sofort mit dem entsprechenden Kunden und der gebuchten Leistung verknüpft.
Leistungsnachweis erscheint automatisch
Ist die Zeit mit einer krankenkassenfinanzierten Leistung verknüpft – etwa einem §45a-Angebot oder Verhinderungspflege – erscheint der Leistungsnachweis automatisch in der App. Alle Daten kommen aus der Zeiterfassung und sind bereits ausgefüllt.
Der Kunde unterschreibt digital
Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Smartphone oder Tablet des Mitarbeitenden – mit Stift oder Finger. Die Unterschrift ist zeitstempelversehen und dokumentiert automatisch den genauen Status des Einsatzes.
Kundenreferenz
4.000 Euro im Monat – allein bei den Leistungsnachweisen
Für die Nana – Alltagshilfe und Betreuung GmbH sind Leistungsnachweise die Grundlage der Abrechnung: Wird nicht sauber dokumentiert und eingereicht, fließt kein Geld. Früher wurde jeder Einsatz auf Papier festgehalten, vom Kunden unterschrieben, ins Büro gebracht und dort in eine Rechnung übertragen. Heute läuft das komplett digital: 50 externe Mitarbeitende dokumentieren ihre Einsätze mobil, die Prozesse laufen rund 30 Prozent schneller – und 4.000 Euro im Monat werden frei, weil niemand mehr Nachweise von Hand prüft.
„Wir sind nicht nur schneller und effizienter geworden. Die Lösung überzeugt auch durch ihre besondere Flexibilität. Die Konkurrenz kommt oft mit verpflichtenden Features, die wir gar nicht brauchen.“