Aufwand bei der eigenen Lohnabrechnung verringern

Immer mehr Betriebe erledigen ihre Lohnabrechnung mit Hilfe moderner Online-Lösungen selber, statt Lohnbüros mit diesem Thema zu beauftragen. Dadurch, dass Abstimmungen und Korrektur-Runden mit dem externen Dienstleister wegfallen, wird meist schon viel Aufwand und somit Zeit gespart. Um diese jedoch nicht an anderer Stelle wieder zu verlieren, sollten ein paar Faustregeln beachtet werden.

Abstand nehmen sollte man zunächst einmal von der Vorstellung, dass der Regelfall der Mitarbeiter ist, der ein Bruttogehalt bekommt, von dem dann "bloß" noch die Sozialabgaben und Lohnsteuern abgezogen werden. Dies ist leider nicht die Regel. Denn neben Sonderfällen wie geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten, die steuerrechtlich und sozialgesetzlich anders geregelt sind, gibt es noch viele weitere Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen.
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Allzu viele Vergütungsbausteine vermeiden
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So werden beispielsweise bestimmte Gehaltsbestandteile steuerlich oder sozialversicherungs-pflichtig anders bewertet. Das hat den Hintergrund, dass das Finanzministerium bestimmte Vergütungsmodelle begünstigt, um eine größtmögliche Steuergerechtigkeit zu schaffen. Ein gängiges Beispiel ist der steuerfreie Zuschuss für Kindergartenkosten, den ein Arbeitgeber gewähren kann. Bei dieser Vergütungsform würde kein Finanzamt misstrauisch werden.

Als Arbeitgeber sollte man jedoch darauf achten, das Bruttogehalt nicht aus zu vielen solcher Vergütungsbausteine zusammenzusetzen - so gerne man seinen Mitarbeitern auch beim Steuern sparen behilflich sein möchte. Denn unterschiedlich besteuerte Bausteine bedeuten nicht nur mehr Aufwand in der Abrechnung, sondern können außerdem auch eine häufige Lohnbuchprüfung provozieren. Hier kann also schon einiges an Arbeit dadurch gespart werden, nicht zu viele solcher Einzelbausteine in eine Gehaltsabrechnung einfließen zu lassen.

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Feste Zeiten einplanen und Änderungen in schriftlicher Form einfordern
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Weitere Punkte, an denen Arbeit bei der Lohnabrechnung gespart werden kann, sind feste Zeitfenster für die Lohnabrechnung und Unterstützung durch die eigenen Mitarbeiter. Sich einen festen Termin einzuplanen, hat den Vorteil, dass man sich dann konzentriert mit allem rund um die Gehaltsabrechnung befassen kann, statt immer wieder zwischendurch einzelne Dinge zu erledigen. Und Mitarbeiter sollten wissen, dass sie Änderungen zum Familienstatus, Anträge auf Zuschüsse oder Unterlagen zu einer Direktversicherung immer schriftlich vorlegen sollten, statt den Arbeitgeber zwischen Tür und Angel mündlich zu informieren. Dies spart Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand für alle Beteiligten.

Was all diese Punkte gemeinsam haben: schon durch etwas weniger Komplexität und Spontaneität spart man sich oft viel Arbeit. Insbesondere solche Betriebe, die ihre Gehaltsabrechnung mit Hilfe einer Business-Software selber erstellen, sollten diese Punkte berücksichtigen. Unser Partner Sage Entgelt & Personal bietet eine solche Online-Lösung an. Bei Interesse können Sie das Programm für 30 Tage kostenlos testen.